Subskrypcja i płatności

Na ekranie Subskrypcja widzisz swój plan, liczbę używanych kont i koszt najbliższego odnowienia. Tu wybierasz i zmieniasz plan, dokupujesz konta, anulujesz albo wznawiasz subskrypcję i pobierasz faktury za samą Complaia. Dane karty przechowuje operator płatności, Stripe.

Gdzie to znaleźć: System → Subskrypcja

Kiedy z tego korzystasz

• Kończy się okres próbny i musisz wybrać plan.
• Skończyły ci się miejsca, a chcesz dodać współpracownika.
• Chcesz większego albo mniejszego planu.
• Płatność się nie udała i musisz zapłacić albo zmienić kartę.
• Chcesz anulować subskrypcję albo cofnąć anulowanie.
• Potrzebujesz faktury za subskrypcję Complaia.

Najważniejsze pojęcia

• Plan — to, co subskrybujesz. Każda karta planu pokazuje cenę i liczbę aktywnych kont w cenie. Plany i ceny są wymienione na ekranie Subskrypcja w sekcji Dostępne plany.
• Miejsce — jedno aktywne konto użytkownika. Zablokowane konto nie zajmuje miejsca.
• Dodatkowe konta — miejsca dokupione ponad to, co obejmuje plan. Każde jest naliczane co miesiąc. Cena jednego dodatkowego konta jest taka sama w każdym planie.
• Bonusowe miejsca — dodatkowe miejsca, które zachowujesz do końca bieżącego okresu zamiast zwrotu pieniędzy. Dostajesz je, gdy przechodzisz na większy plan, mając już opłacone dodatkowe konta.
• Okres próbny — nowa firma zaczyna od okresu próbnego: wszystko działa i nie trzeba podawać karty. Ekran pokazuje, kiedy się kończy. W okresie próbnym masz tyle miejsc, ile obejmuje najmniejszy plan.
• Okres rozliczeniowy — czas, za który już zapłacono. Karta planu pokazuje, kiedy plan się odnawia. Przejście na wyższy plan działa od razu. Zmniejszenia działają od końca opłaconego okresu.
• Portal płatności — strona Stripe do zarządzania kartą i płatnościami. Otwierasz go przyciskiem Metoda płatności.
• Osoby zarządzające subskrypcją — Właściciel i każdy, czyja rola obejmuje uprawnienie Subskrypcja: Zarządzanie. Tylko one mogą cokolwiek zmienić na tym ekranie.

Ekran

Od góry ekran pokazuje:

• Komunikaty na górze. Pojawiają się tylko wtedy, gdy coś wymaga uwagi:
  • nieudana płatność;
  • zaplanowane anulowanie, z przyciskiem Wznów subskrypcję;
  • zaplanowana zmiana planu albo liczby miejsc, z przyciskiem Cofnij zmianę;
  • odliczanie okresu próbnego.
• Karta planu:
  • Twój plan i jego cena albo Wybierz plan, gdy nie masz jeszcze planu;
  • jeden wiersz o stanie, na przykład kiedy plan się odnawia;
  • Status;
  • najbliższa ważna data: Następne odnowienie, Koniec triala, Dostęp do albo Opłać do;
  • Konta: ile jest używanych z Twojego limitu.
• Podsumowanie odnowienia — ile będzie kosztować najbliższe odnowienie: plan, Dodatkowe konta × n, Netto, VAT i Do zapłaty (brutto). Widać też datę obciążenia karty. Kliknij, żeby otworzyć szczegóły.
• Konta — Wykorzystane konta z Twojego limitu i liczba wolnych miejsc. Bez aktywnego planu widać Brak aktywnego planu. Karta ma dwa przyciski:
  • Dodaj konto, który po dokupieniu dodatkowych kont nazywa się Zarządzaj miejscami;
  • Zarządzaj kontami, który otwiera listę użytkowników.
• Rozliczenia — Metoda płatności, Faktury i Anuluj subskrypcję.
• Dane do faktury — dane firmy, na które wystawiane są faktury za Complaia, z przyciskiem Zmień dane firmy.
• Dostępne plany (po wykupieniu płatnego planu sekcja nazywa się Zmień plan). Po otwarciu ekranu ta sekcja jest zwinięta. Kliknij jej nagłówek, żeby ją rozwinąć. W środku widać:
  • co obejmuje każdy plan, wymienione raz nad kartami;
  • po jednej karcie na plan, z przyciskiem;
  • w okresie próbnym cenę jednego dodatkowego konta, pod kartami;
  • Porozmawiajmy, dla większych zespołów i szczególnych wymagań. Zobacz Zapytanie o plan Enterprise.

📷 Zrzut ekranu do dodania: ekran Subskrypcja z kartą planu, kartą Konta i kartą Rozliczenia

Na górze każdego ekranu Complaia może też pojawić się pasek:

Pasek	Kto go widzi
Okres testowy, z informacją, ile okresu próbnego zostało	Wszyscy
Płatność nieudana, z terminem zapłaty	Wszyscy
Odnowienie subskrypcji za … dni, na dwa dni albo mniej przed odnowieniem, jako przypomnienie, żeby na karcie były środki	Osoby zarządzające subskrypcją albo mogące otworzyć portal płatności
Subskrypcja wygasa, dopóki zaplanowane jest anulowanie	Osoby zarządzające subskrypcją albo mogące otworzyć portal płatności

Typowe zadania

Pierwszy wybór planu

1. Przejdź do System → Subskrypcja. Kliknij Wybierz plan na karcie planu albo rozwiń Dostępne plany.
2. Kliknij Wybierz … na wybranym planie.
3. W oknie, które się otworzy, wpisz kod rabatowy, jeśli go masz. Kliknij Mam kod rabatowy, wpisz kod w pole Kod promocyjny, kliknij Zastosuj i sprawdź cenę po rabacie.
4. Kliknij Przejdź do płatności. Otworzy się bezpieczna strona płatności Stripe.
5. Zapłać. Wrócisz na stronę Potwierdzenie transakcji. Plan zwykle włącza się w ciągu kilku sekund.
6. Kliknij Przejdź do subskrypcji.

Jeśli opuścisz stronę płatności bez zapłaty, zobaczysz stronę Transakcja anulowana. Nic nie zostało pobrane i możesz zacząć od nowa.

Jeśli masz więcej aktywnych kont, niż obejmuje plan, karta planu ostrzega, ile kont zostanie wyłączonych po zmianie. Zobacz Gdy kont jest więcej niż miejsc.

Zmiana planu

1. Kliknij nagłówek Zmień plan, żeby rozwinąć listę planów. Każda karta pokazuje różnicę w cenie i to, od kiedy zmiana by obowiązywała.
2. Kliknij Przejdź na ten plan na większym planie albo Zmień na ten plan na mniejszym. Twój obecny plan ma napis Korzystasz z tego planu.
3. Przeczytaj okno, które się otworzy. Pokazuje, ile Obecnie płacisz, ile Teraz dopłacisz i ile W nowym okresie będziesz płacić.
4. Jeśli masz dodatkowe konta, wybierz, co ma się z nimi stać. Zobacz kolejne zadanie.
5. Potwierdź.

Przejście na wyższy plan działa od razu. Z zapisanej karty pobierana jest tylko różnica, za dni pozostałe do końca okresu.

Przejście na niższy plan działa od końca opłaconego okresu. Teraz nic nie płacisz i nic nie jest zwracane. Do tego dnia komunikat pokazuje zaplanowaną zmianę, a Cofnij zmianę ją odwołuje.

Decydowanie o dodatkowych kontach

Gdy przechodzisz na plan z większą liczbą miejsc, część dokupionych dodatkowych kont może być już niepotrzebna. Okno zmiany planu pyta, co z nimi zrobić. To, które opcje widzisz, zależy od tego, czy te dodatkowe konta są warte więcej niż koszt przejścia na wyższy plan.

Opcja w oknie	Co się dzieje
Przejście od razu z zachowaniem nadpłaty jako bonusowych kont (oznaczone Zalecane)	Większy plan zaczyna działać od razu, bez dopłaty i bez zwrotu dzisiaj. Nadpłata za dodatkowe konta zamienia się w bonusowe miejsca do końca okresu. Od nowego okresu masz tyle miejsc, ile obejmuje sam plan.
Przejdź teraz, nadpłata przepada	Większy plan zaczyna działać od razu, bez dopłaty dzisiaj. Rezygnujesz z nadpłaty za bieżący okres. Nie ma zwrotu.
Wyłączenie dodatkowych kont, bo wystarczą konta z planu (oznaczone Zalecane)	Dodatkowe konta znikają od razu, a ich wartość zmniejsza dzisiejszą dopłatę. Od nowego okresu płacisz mniej co miesiąc.
Zachowanie dodatkowych kont	Zostają ponad nowym planem i nadal płacisz za nie co miesiąc.

Jeśli w nowym planie nadal potrzebujesz wszystkich dodatkowych kont, nie ma czego wybierać. Okno mówi, że dokupione miejsca zostają.

Dokupowanie i oddawanie dodatkowych kont

1. Na karcie Konta kliknij Dodaj konto (albo Zarządzaj miejscami).
2. W oknie Dodatkowe konta przyciskami plus i minus ustaw łączną liczbę dodatkowych kont, którą chcesz mieć, a nie liczbę do dodania. Maksimum to 100.
3. Sprawdź pola Cena za konto, Doliczone do abonamentu i Limit kont po zakupie.
4. Kliknij Zapłać i dokup, żeby kupić, albo Zrezygnuj z miejsc, żeby część oddać.

Dodanie działa od razu. Z zapisanej karty pobierana jest opłata za dni pozostałe do odnowienia. Okno pokazuje kwotę do zapłaty teraz.

Oddanie miejsc działa od najbliższego odnowienia. Miejsca są opłacone do tego czasu, do tego czasu działają i nie są zwracane. Jeśli ustawisz liczbę z powrotem na obecną, przycisk zmieni się na Odwołaj zaplanowaną zmianę.

Przejście na większy plan, gdy jest tańszy

Gdy większy plan kosztowałby mniej niż obecny plan razem z dodatkowymi kontami, Complaia mówi o tym w dwóch miejscach:

• karta Konta podaje, który plan jest tańszy i ile zaoszczędzisz miesięcznie;
• okno Dodatkowe konta pokazuje tę samą podpowiedź, z przyciskiem do zmiany planu.

Jeśli mimo to dokupujesz dodatkowe konta, Complaia pyta jeszcze raz: Dokup mimo to albo Przejdź na tańszy plan.

Włączanie kont zamiast dokupowania miejsc

Gdy masz jednocześnie wolne miejsca i zablokowane konta, karta Konta pokazuje Masz wolne miejsca w planie.

1. Kliknij Wybierz konta do włączenia.
2. Zaznacz osoby, które mają wrócić, maksymalnie tyle, ile jest wolnych miejsc. Każde konto jest oznaczone jako Auto-dezaktywowany (Complaia wyłączyła je, gdy brakowało miejsc) albo Wyłączony ręcznie.
3. Kliknij przycisk Włącz zaznaczone.

Anulowanie i wznawianie subskrypcji

Żeby anulować:

1. Na karcie Rozliczenia kliknij Anuluj subskrypcję.
2. Potwierdź przyciskiem Anuluj subskrypcję.

Subskrypcja działa w pełni do końca opłaconego okresu. Komunikat pokazuje Subskrypcja zakończy się …. Po tej dacie dostęp jest ograniczony. Twoje dane pozostają nienaruszone.

Żeby wznowić: kliknij Wznów subskrypcję w tym komunikacie w dowolnej chwili przed datą końca.

Dopóki zaplanowane jest anulowanie, nie możesz zmieniać planów. Najpierw wznów subskrypcję.

Zmiana karty

1. Na karcie Rozliczenia kliknij Metoda płatności. Otworzy się portal płatności Stripe.
2. Dodaj albo wymień tam kartę.

Pobieranie faktur za Complaia

1. Na karcie Rozliczenia kliknij Faktury.
2. Znajdź fakturę w oknie Twoje faktury. Przy każdej fakturze widać kolumny Numer, Data wystawienia i Kwota. Widać pięć najnowszych. Starsze zobaczysz, przewijając listę. Otwórz wiersz, żeby zobaczyć, za co jest faktura i z czego składa się kwota.
3. Kliknij Pobierz PDF.

Faktury pozostają dostępne po zakończeniu subskrypcji.

Poprawianie danych na fakturach

Karta Dane do faktury pokazuje nazwę firmy, adres i NIP używane na Twoich fakturach.

1. Kliknij Zmień dane firmy. Otworzą się Dane firmy.
2. Zmień tam dane. Zobacz Aktualizacja danych firmy.

Kolejne faktury mają nowe dane. Faktury już wystawione się nie zmieniają.

Zapytanie o plan Enterprise

Plan Enterprise jest dla większych zespołów i szczególnych wymagań, z indywidualną wyceną.

1. Rozwiń Dostępne plany (albo Zmień plan) i kliknij na dole Porozmawiajmy.
2. Sprawdź pole E-mail do odpowiedzi. Jest w nim wpisany Twój adres.
3. W polu Wiadomość opisz, czego potrzebujesz: liczbę kont, wymagania, integracje. Wiadomość jest wymagana.
4. Kliknij Wyślij zapytanie.

Zespół Complaia odpowie na podany adres. Zapytanie pojawia się też w Moich zgłoszeniach jako zgłoszenie do wsparcia.

Gdy płatność się nie uda

Gdy nie da się pobrać opłaty za odnowienie, nikt nie traci dostępu od razu. Dzieje się tak:

1. Pojawia się komunikat z kwotą, której nie udało się pobrać. Podaje termin: Opłać subskrypcję do …, w przeciwnym razie dostęp do systemu zostanie zablokowany do czasu zaksięgowania płatności. Termin to 24 godziny od nieudanego odnowienia.
2. Do tego terminu wszyscy pracują dalej, a opłata jest automatycznie ponawiana.
3. Komunikat daje trzy sposoby zapłaty:
   • Zapłać teraz ponownie obciąża zapisaną kartę. Complaia prosi o potwierdzenie i pokazuje kwotę. Jeśli karta domyślna zostanie odrzucona, próbowane są inne zapisane karty, a ta, która zadziała, staje się domyślna;
   • Zapłać inną metodą otwiera nieopłaconą fakturę, żeby można ją było zapłacić inaczej;
   • Zmień kartę otwiera portal płatności.
4. Jeśli termin minie bez zapłaty, subskrypcja zostaje anulowana z powodu braku płatności, a dostęp jest blokowany. Zobacz Gdy dostęp jest zablokowany. Przywróć i opłać przywraca dokładnie ten plan i te dodatkowe konta, które były. Nowy okres zaczyna się w dniu zapłaty.

Gdy dostęp jest zablokowany

Pełnoekranowy komunikat Dostęp do systemu został ograniczony zasłania Complaia w trzech przypadkach:

• okres próbny się kończy, a nie wybrano planu;
• subskrypcja wygasa;
• płatność pozostaje nieopłacona po terminie.

Można się zalogować, ale nie można pracować.

	Osoby zarządzające subskrypcją	Wszyscy pozostali
Widzą	Przyczynę, Przywróć poprzedni plan (gdy jest co przywrócić), listę planów i dane do faktury	Krótkie wyjaśnienie, a w sekcji Osoba zarządzająca subskrypcją imię i nazwisko, e-mail i telefon Właściciela
Mogą	Przywróć i opłać, wybrać plan, otworzyć portal płatności	Wyloguj się, Zgłoś problem

Kilka rzeczy działa nawet przy zablokowanym dostępie, żeby zawsze można było zapłacić, poprawić dane do faktury albo poprosić o pomoc:

• logowanie i wylogowanie;
• ekran Subskrypcja;
• Dane firmy. Ekran blokady prowadzi do nich przyciskiem Popraw dane firmy;
• zgłoszenia do wsparcia.

Jeśli płatność zostanie zakwestionowana albo zwrócona, dostęp kończy się od razu, a nie z końcem okresu.

Gdy kont jest więcej niż miejsc

Zdarza się to, gdy przechodzisz na mniejszy plan, oddajesz miejsca albo okres próbny kończy się z większą liczbą aktywnych kont, niż obejmuje plan. Complaia nie blokuje firmy. Wyłącza nadmiarowe konta, a potem pozwala osobom zarządzającym subskrypcją poprawić ten wybór.

Kto zostaje wyłączony

• Właściciel nigdy nie jest wyłączany.
• Najnowsze konta są wyłączane jako pierwsze.
• Osoby zarządzające subskrypcją albo mogące otworzyć portal płatności są wyłączane na końcu. Dzięki temu ktoś, kto może poprawić wybór, nadal może się zalogować.

Każda wyłączona osoba zostaje wylogowana i widzi, że jej konto zostało dezaktywowane.

Wybór, kto zostaje aktywny

Właściciel dostaje wtedy e-mail. Osoby zarządzające subskrypcją przy następnym wejściu do Complaia widzą okno Dostosuj aktywne konta. Pozostaje ono otwarte, dopóki wybór nie zostanie zapisany.

Okno ma dwie listy: Wszyscy użytkownicy i Zostają aktywne, oraz licznik, ile kont wybrano z limitu.

1. Klikaj konta na liście Wszyscy użytkownicy, żeby przenieść je do Zostają aktywne, aż do limitu. Możesz szukać po imieniu i nazwisku, loginie albo roli.
2. Możesz też kliknąć Zaznacz pierwszych …, żeby lista wypełniła się sama. Wyczyść ją opróżnia. Właściciel zawsze zostaje aktywny.
3. Kliknij Zapisz wybór.

Konta, których nie wybrano, zostają zablokowane. Możesz je przywrócić później, gdy zwolni się miejsce.

Dopóki korekta czeka, nikt nie może włączać ani wyłączać kont na ekranach Użytkownicy. Przełącznik Aktywny jest wyszarzony, z notką, że trwa korekta miejsc.

Powrót do większej liczby miejsc

Gdy przechodzisz na większy plan albo znowu dokupujesz miejsca, Complaia automatycznie włącza z powrotem konta, które sama wyłączyła. Zaczyna od najstarszego konta i zatrzymuje się na nowym limicie. Konta zablokowane ręcznie pozostają zablokowane.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Wszystkie konta są wykorzystane przy dodawaniu użytkownika	Wszystkie miejsca są zajęte.	Zablokuj konto, którego już nie potrzebujesz, kliknij Dodaj konto albo przejdź na większy plan.
W menu nie ma pozycji Subskrypcja	Twoja rola nie obejmuje modułu Subskrypcja. Rola Administrator go nie obejmuje.	Poproś Właściciela albo poproś o rolę, która go obejmuje.
Brakuje przycisków zmiany planu, dokupienia miejsc albo anulowania	Możesz oglądać subskrypcję, ale nie możesz nią zarządzać.	Poproś o uprawnienie Subskrypcja: Zarządzanie.
Brakuje przycisku Metoda płatności	Nie masz uprawnienia Subskrypcja: Portal klienta albo nie wybrano jeszcze płatnego planu.	Poproś o uprawnienie albo najpierw wybierz plan.
Płatność nieudana, zmiana nie została wprowadzona.	Karta została odrzucona przy zmianie planu.	Zmień kartę przyciskiem Metoda płatności i spróbuj ponownie.
Płatność nieudana, miejsca nie zostały dodane.	Karta została odrzucona przy dokupowaniu miejsc.	Zmień kartę i spróbuj ponownie.
Żadna z zapisanych kart nie zadziałała. Dodaj lub zaktualizuj kartę albo zapłać inną metodą.	Zapłać teraz zostało odrzucone.	Użyj Zmień kartę albo Zapłać inną metodą.
Chwila, poprzednia próba płatności jeszcze trwa. Odczekaj kilka sekund i spróbuj ponownie.	Zapłać teraz kliknięto dwa razy w krótkim czasie.	Odczekaj kilka sekund i spróbuj ponownie.
Masz już aktywną subskrypcję. Anuluj ją lub poczekaj do końca okresu, zanim kupisz nową.	Próbowano kupić plan, gdy inny jest aktywny.	Zamiast tego użyj Zmień plan.
Najpierw wznów subskrypcję, żeby zmienić plan	Zaplanowane jest anulowanie.	Kliknij Wznów subskrypcję, a potem zmień plan.
Plan nie włączył się po zapłacie	Potwierdzenie od operatora płatności się spóźnia. Complaia sprawdza ponownie co piętnaście minut.	Odśwież ekran Subskrypcja po kilku minutach. Jeśli w ciągu piętnastu minut nic się nie zmieni, skontaktuj się ze wsparciem.
Dane są niekompletne. Stripe dopyta o brakujące pola przy płatności.	Brakuje nazwy firmy, adresu albo NIP-u.	Kliknij Zmień dane firmy i uzupełnij je.
Oddane miejsca nadal są widoczne	Zmniejszenia działają od najbliższego odnowienia.	Nic. Do tego czasu są opłacone.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć pozycję Subskrypcja w menu, oglądać plan i pobierać faktury	Subskrypcja: Odczyt
Wybrać albo zmienić plan, dokupić albo oddać miejsca, anulować, wznowić, cofnąć zmianę, wybrać, kto zostaje aktywny	Subskrypcja: Zarządzanie
Otworzyć portal płatności, użyć Zapłać teraz i Zmień kartę	Subskrypcja: Portal klienta

Właściciel zawsze może to wszystko. Rola Administrator w ogóle nie obejmuje modułu Subskrypcja. Żeby rozliczeniami zajmował się ktoś inny, nadaj mu rolę własną z tymi uprawnieniami. Nie czyni go to właścicielem. Zobacz Role i uprawnienia.

Każdy, niezależnie od roli, widzi, czy subskrypcja jest aktywna i jak skontaktować się z Właścicielem. Dlatego ekran blokady może pokazywać dane kontaktowe Właściciela wszystkim.

Zobacz też

• Użytkownicy — zakładanie kont i blokowanie ich, żeby zwolnić miejsca
• Role i uprawnienia — nadawanie komuś praw do rozliczeń
• Dane firmy — dane drukowane na fakturach za Complaia
• Wsparcie — gdzie pojawia się też zapytanie o plan Enterprise
• Fakturowanie — faktury, które wystawiasz własnym klientom (nie faktury za Complaia)
• Słownik pojęć — miejsce i właściciel w jednym miejscu