Portal klienta
Portal klienta to strona, na której klient może śledzić swoje zamówienie bez zakładania konta. Otwiera link, wpisuje PIN i widzi postęp zamówienia, pozycje, kwoty, przesyłki oraz ewentualne reklamacje i zwroty. Link tworzysz w zamówieniu i wysyłasz klientowi.
Gdzie to znaleźć: otwórz zamówienie z Handlowe → Zamówienia → Lista zamówień. Karta Portal klienta jest na zakładce Zamówienie, w prawej kolumnie. Ta sama karta jest też na reklamacji albo zwrocie otwartym z Handlowe → Reklamacje i zwroty → Wszystkie.
Kiedy z tego korzystasz
- Klient ciągle pyta, gdzie jest jego zamówienie, a Ty chcesz, żeby sprawdzał to sam.
- Chcesz, żeby klient widział, jak idzie jego reklamacja albo zwrot.
- Link trafił do niewłaściwej osoby i musi przestać działać.
- Link wygasł, a klient potrzebuje nowego.
Najważniejsze pojęcia
- Link i PIN. Klient potrzebuje obu. PIN ma sześć cyfr i powstaje razem z linkiem.
- Ważny przez 30 dni. Potem link przestaje działać i możesz utworzyć nowy.
- Jeden link na zamówienie. Zamówienie ma najwyżej jeden działający link. Reklamacja albo zwrot korzysta z linku swojego zamówienia. Osobnego linku nie ma.
- Tylko do odczytu. Klient może tylko oglądać. W portalu nie zmieni zamówienia, nie zapłaci ani nie otworzy reklamacji.
- W języku klienta. Link otwiera się w języku kraju dostawy, jeśli Complaia ma ten język, a w przeciwnym razie po angielsku. U góry strony klient może zmienić język i przełączyć wygląd jasny na ciemny. Język, w którym pracujesz, nie ma znaczenia.
- To nie to samo co strona śledzenia przesyłki. Każda przesyłka ma też własną publiczną stronę śledzenia, bez PIN-u. Opisuje ją strona Dostawy i śledzenie przesyłek. Portal obejmuje całe zamówienie i linkuje do tych stron.
Ekran
Karta Portal klienta
Bez linku karta pokazuje Brak aktywnego linku. i przycisk Generuj portal klienta.
Gdy link istnieje, w nagłówku karty widać Aktywny i datę, do której link jest ważny. Karta pokazuje:
| Element | Co to jest |
|---|---|
| PIN klienta | Sześć cyfr z przyciskiem kopiowania |
| Link | Skrócony adres z przyciskami do skopiowania go i do otwarcia w nowej karcie przeglądarki. Po najechaniu kursorem widać pełny adres |
| Ostatnio wysłano | Kiedy ostatnio wysłano e-mail. Widoczne po pierwszej wysyłce |
| Wyślij e-mail | Otwiera okno, które wysyła link klientowi |
| Ikona kosza | Dezaktywuje link |
Kartę widzi każdy, kto może otworzyć zamówienie. Przyciski wymagają uprawnienia Zamówienia: portal klienta.
Na reklamacji albo zwrocie karta pokazuje link zamówienia, do którego należy sprawa. Nie ma na niej przycisku Wyślij e-mail ani daty ważności. Żeby wysłać link, otwórz zamówienie.
📷 Zrzut ekranu do dodania: karta Portal klienta w zamówieniu z aktywnym linkiem, z cyframi PIN-u, skróconym linkiem i przyciskami
Co widzi klient
Najpierw klient widzi stronę z tytułem Dostęp do zamówienia. Wpisuje sześć cyfr i klika Wejdź do portalu. Po wpisaniu poprawnego PIN-u strona pokazuje:
| Część strony | Zawartość |
|---|---|
| Karta u góry | Status zamówienia, zdanie o tym, na jakim etapie jest zamówienie, pasek postępu i numer zamówienia z przyciskiem kopiowania |
| Postęp zamówienia | Cztery kroki: przyjęte, w realizacji, wysłane i dostarczone, każdy z datą osiągnięcia. Krok osiągnięty tylko częściowo jest tak oznaczony. Anulowane zamówienie pokazuje zamiast tego, że je anulowano |
| Towary | Każda pozycja ze zdjęciem, nazwą, ilością i wartością brutto. Pozycje objęte reklamacją albo zwrotem mają mały znacznik. Cechy produktu, np. opcje wariantu, nie są pokazywane |
| Sumy | Wartość netto, VAT, rabat, koszt dostawy i suma. Wiersz bez kwoty jest pomijany |
| Twoje reklamacje i zwroty | Każda sprawa z numerem, typem, statusem, rozwiązaniem, powodem, pozycjami, których dotyczy, kwotą zwrotu pieniędzy i datą wypłaty |
| Przesyłki | Każda przesyłka zamówienia z wyjątkiem anulowanych i odbiorów od klienta: przewoźnik (albo transport własny lub odbiór osobisty), status i numer śledzenia. Linki prowadzą do strony śledzenia przesyłki i na stronę przewoźnika |
| Płatność | Status płatności oraz kwota zapłacona albo wartość zamówienia |
| Szczegóły zamówienia | Dane klienta i adres dostawy |
| Pomoc | Nazwa Twojej firmy z przyciskami, którymi klient może do Ciebie zadzwonić albo napisać. Telefon i e-mail pochodzą z Logistyka → Dostawy i powiadomienia. Zobacz Dostawy i śledzenie przesyłek |
Komentarze wewnętrzne, notatka wewnętrzna reklamacji albo zwrotu i notatka uzasadniająca decyzję nigdy nie są pokazywane.
Klient pozostaje zalogowany przez dwie godziny albo do zamknięcia karty przeglądarki. Potem strona znowu prosi o PIN.
📷 Zrzut ekranu do dodania: widok zamówienia w portalu oczami klienta, z kartą u góry, postępem zamówienia i pozycjami
Typowe zadania
Utworzenie linku
- Otwórz zamówienie.
- Na karcie Portal klienta kliknij Generuj portal klienta. Komunikat pokaże PIN. Karta pokaże PIN, link i datę, do której link jest ważny.
Wysłanie linku e-mailem
- Na karcie Portal klienta kliknij Wyślij e-mail.
- Sprawdź pole Adres e-mail i w razie potrzeby je popraw. Jest wypełnione adresem e-mail klienta z zamówienia.
- Kliknij Wyślij e-mail. Pojawi się komunikat E-mail wysłany pomyślnie.
Wiadomość zawiera nazwę Twojej firmy, przycisk otwierający link, PIN i datę, do której link jest ważny. Ponownie możesz ją wysłać po godzinie.
Wysłanie linku w inny sposób
- Na karcie kliknij przycisk kopiowania obok Link i wklej link do swojej wiadomości.
- Kliknij przycisk kopiowania obok PIN klienta i wklej również PIN. Klient potrzebuje obu.
Wyłączenie linku
- Na karcie kliknij ikonę kosza.
- Potwierdź w oknie Dezaktywować portal?
Link i PIN przestają działać od razu, zarówno dla zamówienia, jak i dla wszystkich jego reklamacji i zwrotów. Klient, który ma już otwartą stronę, przy następnym jej wczytaniu wraca na stronę z PIN-em.
Wymiana linku
Gdy link wygasł: karta znowu pokazuje Brak aktywnego linku. Kliknij Generuj portal klienta i wyślij klientowi nowy link i PIN.
Gdy link nadal działa, np. dlatego, że trafił do niewłaściwej osoby:
- Kliknij ikonę kosza i potwierdź.
- Kliknij Generuj portal klienta. Powstanie nowy link i nowy PIN.
- Wyślij je klientowi.
Gdy coś nie działa
| Co widzisz | Dlaczego | Co zrobić |
|---|---|---|
| Karta pokazuje link, ale nie ma przycisków | Twoja rola nie ma uprawnienia Zamówienia: portal klienta | Poproś administratora o jego dodanie |
| Wiadomość została wysłana przed chwilą. Odczekaj kilka minut przed kolejną wysyłką. | E-mail z tym linkiem wysłano mniej niż godzinę temu | Poczekaj albo skopiuj link i PIN i wyślij je samodzielnie |
| Błąd po kliknięciu Generuj portal klienta na reklamacji albo zwrocie | Przyciski są tam widoczne dla wszystkich, ale wymagają uprawnienia Zamówienia: portal klienta | Poproś o to kolegę z tym uprawnieniem albo administratora |
| Klient widzi Nieprawidłowy PIN. Sprawdź wiadomość e-mail. | PIN wpisano z błędem albo należy do starszego linku | Odczytaj aktualny PIN z karty i przekaż go klientowi jeszcze raz |
| Klient widzi Nieprawidłowy lub nieaktywny link. albo Link wygasł. Skontaktuj się ze sprzedawcą. | Link dezaktywowano, wymieniono albo wygasł, albo adres skopiowano niekompletnie | Wyślij aktualny link z karty albo utwórz nowy |
| Klient widzi Zbyt wiele prób. Spróbuj ponownie później. | Ponad 20 prób w ciągu pięciu minut z tego samego połączenia internetowego. Liczy się każda próba, także udana | Klient czeka kilka minut podanych na stronie i próbuje ponownie |
| Klient wrócił na stronę z PIN-em bez żadnego komunikatu | Minęły dwie godziny, kartę zamknięto albo link dezaktywowano | Klient wpisuje PIN jeszcze raz. Jeśli link wymieniono, wyślij nowy |
| Strona klienta jest po angielsku, choć klient jest za granicą | Complaia nie ma tłumaczenia na język kraju dostawy | Klient może wybrać inny język u góry strony |
| Na stronie klienta brakuje sekcji Przesyłki | Zamówienie nie ma jeszcze przesyłki albo wszystkie jego przesyłki są anulowane | Nic nie trzeba robić. Sekcja pojawi się, gdy powstanie przesyłka |
| Powód reklamacji jest na stronie klienta w innym języku | Portal pokazuje powód tak, jak go zapisano, w języku osoby, która otworzyła sprawę | Tego nie da się zmienić w sprawie |
Uprawnienia
| Aby… | Potrzebujesz |
|---|---|
| Widzieć kartę z linkiem i PIN-em | Zamówienia: Podgląd |
| Generować link, wysyłać e-mail i dezaktywować link | Zamówienia: portal klienta |
Zobacz też
- Zamówienia — gdzie jest karta
- Realizacja i wysyłka — co przesuwa status, który śledzi klient
- Reklamacje i zwroty — sprawy, które klient widzi w portalu
- Dostawy i śledzenie przesyłek — strona śledzenia pojedynczej przesyłki, powiadomienia o dostawie i dane kontaktowe dla klientów
- Słownik pojęć: PIN portalu