Podstawowe pojęcia

Ta strona wyjaśnia kilka pojęć, na których opiera się cała reszta Complaia, i to, jak się ze sobą łączą. Czym każde z nich jest, mówi Słownik pojęć, więc pojęcia na tej stronie prowadzą do niego i nie są definiowane drugi raz.

Przestrzeń Twojej firmy

Twoja firma ma w Complaia własną przestrzeń, z własnymi użytkownikami, danymi i ustawieniami. Nic nie jest współdzielone z żadną inną firmą. Wszystko, co widzisz i robisz po zalogowaniu, dzieje się w przestrzeni Twojej firmy.

Przestrzeń firmy powstaje, gdy ktoś rejestruje firmę. Ta osoba zostaje jej właścicielem. Przy pierwszym logowaniu właściciela konfigurator prosi o pierwsze decyzje: czy firma produkuje, jak jest zorganizowany magazyn i która firma wystawia faktury. Wszyscy pozostali dostają konto od administratora i nigdy nie widzą konfiguratora.

Moduły i dlaczego może brakować ekranu

Complaia składa się z modułów, takich jak Produkty, Zamówienia, Magazyn, Produkcja i Finanse. Są ułożone w jedenaście sekcji paska bocznego opisanych na stronie Interfejs i nawigacja.

Każda przestrzeń firmy ma je wszystkie, z jednym wyjątkiem: firma, która nie produkuje, może pracować bez Produkcji. Tę decyzję podejmuje się w konfiguratorze, a właściciel może później włączyć produkcję.

Poza tym to, co widzisz, zależy głównie od Twojej roli. Ekranu opisanego w tej dokumentacji może brakować w Twoim pasku bocznym z jednego z tych powodów:

Co się dzieje	Jak to rozpoznać	Kto to naprawia
Twoja rola nie ma uprawnienia	Ktoś z inną rolą może otworzyć ten ekran	Osoba, która zarządza rolami
Produkcja jest wyłączona dla firmy	Nikt poza właścicielem nie widzi Zleceń produkcyjnych i Planowania	Właściciel
Pozycja zależy od trybu magazynu	Magazyny i Przesunięcie magazynowe są tylko w trybie zaawansowanym, Lokalizacja magazynu tylko w trybie prostym	Zobacz niżej
Pozycja zależy od danych Twojej firmy	Deklaracje OSS (deklaracje VAT w procedurze unijnej One-Stop Shop) pojawiają się tylko wtedy, gdy firma ma podmiot sprzedażowy w Polsce. Dotyczy to także właściciela	Dodaj podmiot sprzedażowy w Polsce, jeśli go masz
Subskrypcja wygasła	Znika prawie całe menu, a okno mówi Dostęp do systemu został ograniczony	Właściciel, w System → Subskrypcja

Jak odróżnić te przypadki, wyjaśnia strona Moduły i brakujące ekrany.

Użytkownicy, role i uprawnienia

• Użytkownik to osoba z kontem. Loguje się adresem e-mail albo nazwą użytkownika. Nazwy do logowania nie da się zmienić po utworzeniu konta.
• Rola to nazwany zestaw uprawnień. Nowa przestrzeń firmy ma siedem ról: Właściciel, Administrator, Użytkownik, Pracownik produkcji, Kierowca, Magazynier i Księgowy. Wszystkie poza Właścicielem możesz zmieniać, a do tego tworzyć własne.
• Uprawnienie to prawo do zrobienia jednej rzeczy. Edytor ról pokazuje większość z nich jako obszar i akcję, na przykład Zamówienia: Tworzenie albo Magazyn: Ruchy magazynowe. Wszystko, do czego nie masz uprawnienia, jest przed Tobą ukryte.

Uprawnienia są bardziej szczegółowe, niż sugerują nazwy ról. Na przykład liczenie towaru podczas inwentaryzacji i księgowanie różnic to dwa różne uprawnienia. Wbudowana rola Magazynier ma pierwsze, ale nie drugie. Zatwierdzenie korekty stanów to inna praca niż przeliczenie półek.

Właściciel różni się od wszystkich innych kont. To jedno chronione konto:

• nie da się go dezaktywować ani usunąć,
• nikt inny nie może zmienić jego hasła,
• roli Właściciel nie da się nadać nikomu innemu,
• zawsze ma wszystkie uprawnienia.

Rola Administrator ma prawie wszystkie uprawnienia. Nie ma uprawnień do subskrypcji ani uprawnienia Definiowanie systemu: Edycja. Te zostają przy właścicielu.

Ludźmi zarządzasz w Ustawienia → Użytkownicy, a ich rolami w Ustawienia → Role i uprawnienia. Zobacz Użytkownicy i Role i uprawnienia.

Miejsca

Twój plan jest liczony w miejscach. Miejsce to jedno aktywne konto użytkownika.

• Dezaktywacja użytkownika od razu zwalnia miejsce.
• Usunięcie konta, które było aktywne, także zwalnia miejsce.
• Usunięcie konta, które było już nieaktywne, niczego nie zwalnia, bo to konto nie zajmowało miejsca.

Nowa przestrzeń firmy zaczyna od okresu próbnego. Plany, miejsca i faktury za korzystanie z Complaia są w System → Subskrypcja. Zobacz Subskrypcja i płatności.

Zakłady

Większość firm pracuje w jednym miejscu. Firma, która produkuje w kilku zakładach, może je ustawić jako zakłady. Zakład to hala albo lokalizacja z własnymi magazynami i obszarami produkcyjnymi. Zlecenie produkcyjne bierze wtedy materiał tylko z magazynów swojego zakładu.

Jeden zakład albo kilka wybierasz w konfiguratorze, a zarządzasz nimi w Produkcja → Konfiguracja → Zakłady. Kilka zakładów działa tylko w zaawansowanym trybie magazynu. Zobacz Zakłady.

Katalog, stany i zamówienia

Trzy rzeczy przechowują prawie wszystkie informacje w Complaia. Każda odpowiada na inne pytanie.

	Odpowiada na pytanie	Zawiera
Katalog	Co istnieje, jak powstaje i jak jest pakowane	Produkty, warianty, elementy, zestawy, receptury, paczki
Stany	Ile tego masz i gdzie	Ilości, rezerwacje, ruchy
Zamówienia	Kto tego chce	Klienci, pozycje, ceny, statusy, płatności

Zależą od siebie w jedną stronę:

• Nic nie trafi na stan, jeśli nie ma tego w katalogu.
• Pozycja zamówienia staje się pracą dla magazynu dopiero wtedy, gdy wskazuje produkt z katalogu. Pozycję, która przychodzi z podłączonego sklepu, trzeba dopasować do jednego z Twoich produktów, zanim cokolwiek da się dla niej zarezerwować albo spakować.

Stan sprowadza się do trzech liczb dla każdej pozycji. Mylenie ich to najczęstsze źródło pytań:

Dostępne = Na stanie − Zarezerwowane (nigdy poniżej zera)

Produkt może mieć dużo sztuk na stanie, a mimo to zostać odrzucony, bo wszystkie są zarezerwowane.

Dwa momenty często zaskakują:

• Rezerwacja powstaje na ekranie Rezerwacja towaru, a najpóźniej przy pierwszym zeskanowaniu sztuki do pudła podczas pakowania. Nie powstaje w chwili, gdy przychodzi zamówienie.
• Ilość na stanie nie spada przy pakowaniu. Spada, gdy zamknięte pudło opuszcza magazyn: przy przekazaniu kurierowi, przy załadunku na własną trasę albo przy wydaniu klientowi przy odbiorze osobistym.

Cały łańcuch opisuje strona Jak przebiega praca w Complaia.

Elementy, czyli materiały i części, z których powstają produkty, mają stany prowadzone tak samo, na osobnej liście.

Dwa tryby pracy magazynu

Magazyn pracuje w jednym z dwóch trybów, wspólnym dla całej firmy. Tryb wybierasz w konfiguratorze, a zmienisz go w Magazyn → Konfiguracja → Typ magazynu.

• Tryb prosty: jeden magazyn, nic do wybierania. Ekrany nigdy nie pytają, gdzie leży towar. To właściwy wybór dla większości firm.
• Tryb zaawansowany: kilka magazynów, każdy podzielony na segmenty. Przyjęcie i wydanie pytają o magazyn i segment, a towar między nimi przesuwasz w Magazyn → Operacje → Przesunięcie magazynowe.

Tryb zmienia też menu. Magazyn → Konfiguracja → Magazyny i Magazyn → Operacje → Przesunięcie magazynowe są tylko w trybie zaawansowanym. Magazyn → Konfiguracja → Lokalizacja magazynu jest tylko w trybie prostym.

Powrót do trybu prostego może zostać odrzucony

Przejście prosty → zaawansowany jest bezpieczne: cały dotychczasowy stan trafia do magazynu głównego i nic nie ginie.

Przejście zaawansowany → prosty jest odrzucane, dopóki:

• firma ma kilka aktywnych zakładów,
• w buforze gniazda czeka jeszcze towar, niezużyty materiał albo gotowe wyroby (WIP, produkcja w toku), albo
• trwa sesja inwentaryzacji.

Rezerwacje nie blokują przejścia. Przechodzą razem ze stanem.

Gdy tryb się zmienia, każdy zalogowany widzi komunikat Zmieniono tryb magazynu, a Complaia przeładowuje stronę. Zobacz Typ magazynu.

Każda zmiana jest zapisywana

Ilości nigdy nie są edytowane bezpośrednio. Ilość na stanie to suma ruchów: przyjęcia, wydania, korekty, przesunięcia, zwrotu albo pudła, które opuszcza magazyn. Każda fizyczna zmiana zapisuje jeden ruch, więc każdą liczbę na ekranie da się prześledzić wstecz do tego, co ją spowodowało. Historię pozycji zobaczysz, otwierając ją w Stanie magazynowym. Ruch zapisany przy wyjściu pudła wskazuje to pudło, zamówienie i przesyłkę.

Korekty są widoczne. Gdy sesja inwentaryzacji zostaje zaksięgowana, różnica między półką a Complaia jest zapisywana jako korekta. Stara liczba nie znika bez śladu.

Każda czynność ma autora. Dziennik zdarzeń zapisuje, kto co zrobił i kiedy. Wpisy są usuwane automatycznie: wpisy Info i Uwaga po roku, wpisy Krytyczne po dwóch latach.

Co dalej

• Zobacz krok po kroku, jak te pojęcia działają razem: Jak przebiega praca w Complaia.
• Sprawdź pojęcie: Słownik pojęć.
• Odnajdź się na ekranie: Interfejs i nawigacja.
• Zdecyduj, kto może co robić: Role i uprawnienia.