Płatności za faktury

Zapisujesz, ile klient zapłacił na poczet faktury, w całości albo w częściach. Rejestrujesz zwrot pieniędzy, gdy po korekcie klient ma nadpłatę. Wysyłasz ponaglenie klientowi, który nie zapłacił w terminie.

Gdzie to znaleźć: Finanse → Fakturowanie. Otwórz wystawioną fakturę. Oznacz zapłaconą albo Zarejestruj zwrot jest w karcie statusu.

Kiedy z tego korzystasz

• Przyszedł przelew za fakturę i chcesz, żeby faktura była widoczna jako opłacona.
• Klient zapłacił część kwoty.
• Wpłatę zapisano z błędną kwotą albo datą.
• Korekta obniżyła opłaconą fakturę i oddano klientowi różnicę.
• Faktura jest po terminie płatności i chcesz wysłać ponaglenie.

Najważniejsze pojęcia

• Wpłaty się sumują. Każda zapisana wpłata trafia na listę wpłat faktury. Faktura ma status Opłacona, gdy wpłaty osiągną należną kwotę.
• Należna kwota uwzględnia korekty. Faktura i jej korekty są rozliczane razem. Gdy korekta podnosi albo obniża sumę, należna kwota zmienia się razem z nią. Karta Podsumowanie pokazuje wtedy wiersz Kwota po korektach.
• Status wynika z pieniędzy:

Zapisane do tej pory	Status
Nic	Wystawiona, a po terminie płatności Przeterminowana
Część, ale mniej niż należna kwota	Częściowo opłacona
Cała należna kwota	Opłacona

• Bez przypadkowej nadpłaty. Pojedyncza wpłata nie może być większa niż kwota, która została do zapłaty.
• Przeterminowana nie wymaga od Ciebie żadnego działania. Complaia sprawdza terminy płatności co noc. Częściowo opłacona faktura po terminie nadal ma status Częściowo opłacona, a jej karta statusu dodaje wiersz Po terminie od z datą.
• Zwrot pieniędzy — gdy korekta obniża fakturę, która była już opłacona, klient zapłacił za dużo. Karta statusu oferuje wtedy Zarejestruj zwrot zamiast Oznacz zapłaconą.
• Wpłaty z zamówień przechodzą raz. Gdy faktura powstaje z zamówień, wpłaty zapisane już w tych zamówieniach pojawiają się na jej liście wpłat jako przedpłaty. Potem faktura ma własną listę. Wpłaty zapisane na fakturze nie wracają do zamówienia.
• Proformy nie przyjmują wpłat i nie wysyła się do nich ponagleń. Najpierw przekształć proformę w fakturę.
• Dokument z sumą zero ma status Opłacona od chwili wystawienia.
• Korekta, która nie dodaje kwoty do zapłaty, nie ma własnego terminu płatności. Jej wpłaty i ponaglenia obsługuje się na fakturze korygowanej.

Ekran

📷 Zrzut ekranu do dodania: wystawiona, częściowo opłacona faktura: karta statusu z przyciskiem Oznacz zapłaconą i karta Podsumowanie z listą wpłat

Karta statusu na górze strony faktury pokazuje:

• status;
• kwotę;
• Zapłacono i Pozostało, gdy coś już zapłacono;
• jeden wiersz z datą: Termin płatności:, Po terminie od albo datę ostatniej wpłaty;
• Oznacz zapłaconą, dopóki faktura nie jest opłacona, albo Zarejestruj zwrot, gdy jest nadpłata.

Karta Podsumowanie wymienia każdą wpłatę z datą i kwotą: wpłaty, przedpłaty przeniesione z zamówień i zwroty pieniędzy. Każdy wpis ma ołówek (Edytuj) i kosz (Usuń). Pod listą są Zapłacono i Pozostało albo kwota do zwrotu nabywcy.

Karta Płatność pokazuje pola Data wystawienia, Data sprzedaży, Metoda płatności oraz, przy opłaconej fakturze, Data zapłaty.

W nagłówku strony pojawia się przycisk Ponaglenie, gdy termin płatności minął, a coś zostało jeszcze do zapłaty.

Typowe zadania

Zapisanie wpłaty

1. Otwórz fakturę i kliknij Oznacz zapłaconą. Okno Zarejestruj płatność pokazuje kwotę, która została do zapłaty, i wpisuje ją w pole Kwota płatności.
2. Przy wpłacie częściowej wpisz otrzymaną kwotę. Cała reszta przywraca pełną pozostałą kwotę.
3. Ustaw pole Data wpłaty. Data nie może być późniejsza niż dzisiejsza.
4. Kliknij Zapisz płatność.

Jeśli faktura ma już wpłaty, okno wymienia je w sekcji Dotychczasowe wpłaty z kwotą Razem wpłacono.

Jeśli nic nie zostało do zapłaty, na przykład dlatego, że przedpłaty z zamówień pokrywają całą kwotę, Oznacz zapłaconą nadaje fakturze status Opłacona bez dodawania wpłaty.

Poprawienie albo usunięcie wpłaty

1. Na stronie faktury znajdź wpłatę w karcie Podsumowanie.
2. Żeby ją zmienić, kliknij ołówek. Popraw kwotę albo datę w oknie Edytuj wpłatę i kliknij Zapisz płatność.
3. Żeby ją usunąć, kliknij kosz i potwierdź Usunąć wpłatę?

Po każdej zmianie status jest wyliczany od nowa. Usunięcie wszystkich wpłat z opłaconej faktury przywraca status Wystawiona albo Przeterminowana. Wpłat na anulowanej fakturze nie da się zmieniać.

Rejestracja zwrotu pieniędzy

Skorzystaj z tego po korekcie, która obniżyła opłaconą już fakturę, gdy pieniądze zostały oddane klientowi.

1. Otwórz fakturę i kliknij Zarejestruj zwrot. Okno pokazuje, ile trzeba zwrócić nabywcy.
2. Wpisz kwotę w polu Kwota zwrotu. Nie może być większa niż nadpłata.
3. Ustaw pole Data zwrotu i, jeśli chcesz, uzupełnij pole Notatka, na przykład tytułem przelewu.
4. Kliknij Zapisz zwrot.

Zwrot pojawia się w historii płatności i zmniejsza wpłaty faktury i jej korekt. Żeby usunąć zwrot zapisany przez pomyłkę, kliknij jego kosz i potwierdź.

Wysyłka ponaglenia

1. Otwórz fakturę, której termin płatności minął i która nie jest w pełni opłacona. Kliknij Ponaglenie.
2. Sprawdź pole Adres e-mail odbiorcy. Jeśli nabywca nie ma zapisanego adresu, wpisz go. Adres zapisze się na fakturze.
3. Kliknij Ponaglenie.

Klient dostaje wiadomość w imieniu sprzedawcy z kwotą, która nadal jest do zapłaty, i z PDF-em faktury w załączniku. Po ponagleniu przycisk odlicza czas i znów jest dostępny po 24 godzinach. Okno pokazuje Ostatnio wysłano: z godziną poprzedniego ponaglenia.

Odblokowanie faktury do cofnięcia albo usunięcia

Faktury z zapisaną wpłatą nie da się cofnąć do wersji roboczej, anulować ani usunąć. Jeśli wpłatę zapisano przez pomyłkę:

1. Usuń wpłatę. Zobacz Poprawienie albo usunięcie wpłaty.
2. Cofnij, anuluj albo usuń fakturę.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Nie ma przycisku Oznacz zapłaconą	Dokument jest wersją roboczą, proformą, jest anulowany albo ma już status Opłacona, albo brakuje Ci uprawnienia Finanse: oznaczanie zapłaty.	Wystaw wersję roboczą albo przekształć proformę.
Kwota przekracza pozostałą należność (…). Nadpłat nie obsługujemy.	Kwota jest większa niż to, co zostało do zapłaty. Zapisz płatność pozostaje nieaktywne.	Wpisz pozostałą kwotę albo mniej.
Komunikat, że kwota wpłaty przekracza należność, która została do zapłaty	Ktoś w międzyczasie zapisał inną wpłatę.	Odśwież fakturę i sprawdź wpłaty.
Najpierw przekształć proformę w fakturę.	Na proformie nie da się zapisywać wpłat.	Przekształć ją, a potem zapisz wpłatę na fakturze.
Nie ma przycisku Ponaglenie	Faktura jest opłacona, anulowana, jest wersją roboczą albo proformą albo jej termin płatności jeszcze nie minął.	Poczekaj na termin płatności. Do pozostałych dokumentów ponaglenia się nie wysyła.
Komunikat, że korekta nie dodaje kwoty do zapłaty	Próbowano wysłać ponaglenie z korekty.	Wyślij ponaglenie z faktury korygowanej wskazanej w komunikacie.
Ponaglenie jest wyszarzone i odlicza czas	W ciągu ostatnich 24 godzin wysłano ponaglenie.	Poczekaj, aż odliczanie się skończy.
Komunikat, że kwota zwrotu przekracza nadpłatę	Kwota zwrotu jest większa niż to, co trzeba zwrócić.	Wpisz mniejszą kwotę.
Faktura ma zarejestrowaną płatność. Najpierw usuń płatność.	Próbowano cofnąć albo usunąć fakturę, która ma wpłatę.	Najpierw usuń wpłatę w karcie Podsumowanie.
Komunikat, że nie wiadomo, czy ponaglenie dotarło	Serwer poczty nie potwierdził wysyłki.	Sprawdź u klienta albo wyślij ponownie po zakończeniu odliczania.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć wpłaty na fakturze	Finanse: Podgląd
Zapisywać, edytować i usuwać wpłaty i zwroty pieniędzy	Finanse: oznaczanie zapłaty
Wysyłać ponaglenia	Finanse: wysyłka e-mail

Zobacz też

• Fakturowanie — lista, wystawianie i wysyłka faktur
• Faktura i rozliczenia — należna kwota i sposób jej wyliczenia
• Korekty i anulowanie — zmiana faktury po wystawieniu
• Płatności za zamówienia — status płatności samego zamówienia