Płatności za zamówienia

Ta strona opisuje, ile klient zapłacił za zamówienie, ile jeszcze jest należne i co mu oddano. Wpłaty zapisuje się w zamówieniu. Płatność śledzi się niezależnie od statusu zamówienia: zamówienie może być wysłane i nieopłacone albo opłacone i wciąż nowe.

Gdzie to znaleźć: otwórz zamówienie z Handlowe → Zamówienia → Lista zamówień. Karta Płatność na zakładce Zamówienie pokazuje bieżący stan. Żeby zapisać wpłatę albo zwrot pieniędzy, kliknij Edytuj i użyj karty Wpłaty i zwroty.

Kiedy z tego korzystasz

• Klient wpłacił zaliczkę, resztę albo całą kwotę.
• Klientowi oddano pieniądze i zamówienie ma to pokazywać.
• Wartość zamówienia zmieniła się po zapłacie i klientowi należy się zwrot pieniędzy.
• Chcesz zostawić notatkę o płatności bez zapisywania kwoty.
• Wpłatę zapisano przez pomyłkę i trzeba ją usunąć.

Najważniejsze pojęcia

Wielkość	Znaczenie
Kwota należna	Ile klient jest winien. Zawsze jest to suma zamówienia razem z dostawą. Zmienia się, gdy edytujesz pozycje, koszt dostawy albo rabat.
Kwota zapłacona	Wszystkie wpłaty minus wszystkie zwroty pieniędzy.
Status płatności	Wynika z dwóch powyższych kwot. Nigdy nie ustawiasz go ręcznie.

Status płatności	Kiedy
Oczekuje	Nic nie zapłacono, a coś jest do zapłaty
Częściowo opłacone	Coś zapłacono, ale mniej, niż wynosi należność
Opłacone	Zapłacono dokładnie kwotę należną. Zamówienie o wartości zero, do którego nic nie wpłacono, też jest Opłacone
Nadpłacone (na stronie zamówienia: Nadpłata)	Zapłacono więcej niż kwota należna
Częściowy zwrot	Zwrot pieniędzy odnotowano z reklamacji albo zwrotu lub zgłosił go marketplace, a część pieniędzy nadal jest u Ciebie
Zwrócone	Zwrot pieniędzy odnotowano z reklamacji albo zwrotu lub zgłosił go marketplace i z wpłat nic nie zostało
Anulowane	Przychodzi tylko z zamówieniem zaimportowanym ze sklepu albo marketplace’u

Na liście zamówień Częściowy zwrot jest skrócony do Cz. zwrot.

Complaia tylko zapisuje pieniądze. Nie pobiera ich od klienta ani nie odsyła. Robisz to w banku albo u operatora płatności, a potem zapisujesz tutaj.

Metoda płatności i pobranie to dwa osobne ustawienia. Metoda jest tylko etykietą. Zobacz Metody płatności. To przełącznik Płatność przy odbiorze (pobranie) sprawia, że przesyłka pobiera pieniądze. Zobacz Pobranie.

Wpłaty z pobrania zapisują się same. Gdy przesyłka wysłana za pobraniem zostanie doręczona, Complaia dodaje pobraną kwotę do zamówienia jako wpłatę.

• Complaia nie czeka, aż przewoźnik przeleje ci pieniądze. Wpłatę dodaje samo doręczenie.
• Notatka wpisu mówi, że to wpłata z pobrania, i podaje przesyłkę. Gdy gotówkę pobrał Twój kierowca, notatka podaje też osobę, która to potwierdziła.
• Notatka jest zapisana w języku Twojej firmy, a nie w języku osoby, która ją czyta.
• Jeśli klient później odeśle towar, nic nie cofa się automatycznie. Zwrot pieniędzy zapisz samodzielnie.

Płatnością może zarządzać podłączony sklep. W integracji wybierasz, który system ustala płatność jej zamówień. Gdy ustala ją sklep, Complaia bierze zapłaconą kwotę ze sklepu. Jeśli potem zapiszesz ręcznie wpłatę albo zwrot pieniędzy lub usuniesz wpłatę, zamówienie zostanie odłączone od płatności sklepu. Od tej chwili zmiany płatności w sklepie nie docierają już do tego zamówienia. Complaia pyta o to, zanim to zrobi. Notatka bez kwoty niczego nie odłącza. Zobacz Konektory.

Ekran

Na stronie zamówienia karta Płatność pokazuje:

• status płatności jako plakietkę w nagłówku karty;
• Metoda, Za pobraniem (gdy pobranie jest włączone), Kwota należna, Kwota zapłacona, ID transakcji i Data zapłaty;
• uwagę z datą, gdy zamówienie odłączono od płatności sklepu;
• Historia płatności i zwrotów, od najnowszych. Każdy wpis pokazuje kwotę, kto go zapisał (albo Automatycznie), kiedy i notatkę. Zwroty pieniędzy mają znak minus i oznaczenie Zwrot.

W formularzu edycji karta Wpłaty i zwroty zawiera:

Element	Do czego służy
Metoda płatności	Zmienia metodę płatności zamówienia
Płatność przy odbiorze (pobranie)	Tak albo Nie
Historia wpłat i zwrotów	Ta sama lista, z ikoną kosza przy każdej wpłacie i każdym zwrocie
Przełącznik Wpłata / Zwrot	Wybiera, czym jest nowy wpis. Nagłówek zmienia się na Nowa wpłata albo Nowy zwrot do klienta
Kwota nowej wpłaty / Kwota zwrotu	Kwota. Podpowiedź pod polem pokazuje, ile zapłacono z kwoty należnej
ID transakcji	Opcjonalny numer referencyjny z banku albo od operatora płatności
Notatka	Opcjonalna, np. Przedpłata 50%

Gdy płatność tego zamówienia ustala sklep, mówi o tym uwaga u góry karty.

Nic na tej karcie nie działa, dopóki nie klikniesz Zapisz zmiany.

📷 Zrzut ekranu do dodania: karta Wpłaty i zwroty w formularzu edycji zamówienia, z jedną wpłatą w historii i wypełnionymi polami nowej wpłaty

Typowe zadania

Zapisanie wpłaty

1. Otwórz zamówienie i kliknij Edytuj.
2. Na karcie Wpłaty i zwroty zostaw przełącznik na Wpłata.
3. Wpisz kwotę w polu Kwota nowej wpłaty. Może to być dowolna część kwoty należnej.
4. Opcjonalnie uzupełnij pola ID transakcji i Notatka.
5. Kliknij Zapisz zmiany. Okno pokaże nową wpłatę. Potwierdź przyciskiem Zapisz zmiany.

Wpis pojawi się w historii, Kwota zapłacona wzrośnie, a status płatności zostanie wyliczony na nowo. Jeśli wpłata przekroczy kwotę należną, zobaczysz komunikat Kwota wpłaty przekracza kwotę należną. Nadpłata zostanie zapisana. Status płatności zmieni się wtedy na Nadpłacone.

W formularzu Nowe zamówienie możesz od razu zapisać pierwszą wpłatę. W sekcji Wpłata startowa i zniżka wybierz Opłacona (cała suma), Inna kwota albo Nieopłacone.

Zapisanie zwrotu pieniędzy

1. Otwórz zamówienie i kliknij Edytuj.
2. Na karcie Wpłaty i zwroty przełącz na Zwrot.
3. Wpisz kwotę w polu Kwota zwrotu, a w polu Notatka podaj powód.
4. Kliknij Zapisz zmiany i potwierdź.

Zwrot pieniędzy trafi do historii ze znakiem minus, a Kwota zapłacona zmaleje. Status zostanie wtedy wyliczony z tego, co zostało. Częściowy zwrot pieniędzy zwykle daje Częściowo opłacone, a pełny zwrot daje Oczekuje.

Czasem klient zapłacił więcej, niż jest warte zamówienie, np. dlatego, że po zapłacie usunięto pozycję. Karta mówi wtedy, że klient zapłacił więcej niż obecna wartość zamówienia, i podaje kwotę do oddania. Kliknij Wypełnij zwrot, żeby wstawić tę kwotę do formularza, a potem Zapisz zmiany.

Zwrot pieniędzy za reklamację albo za zwrócony towar lepiej zapisać z poziomu reklamacji albo zwrotu. Sprawa zachowuje wtedy powód, a status płatności zamówienia zmienia się na Częściowy zwrot albo Zwrócone.

Dodanie notatki do historii płatności

1. W formularzu edycji zostaw kwotę pustą.
2. Wpisz tekst w polu Notatka.
3. Kliknij Zapisz zmiany.

Notatka zapisuje się jako osobny wpis, bez kwoty. Notatek nie da się później usunąć.

Usunięcie wpłaty albo zwrotu zapisanego przez pomyłkę

1. Otwórz zamówienie i kliknij Edytuj.
2. W sekcji Historia wpłat i zwrotów kliknij ikonę kosza przy wpisie. Wpis dostanie oznaczenie do usunięcia. Kliknij ikonę jeszcze raz, jeśli się rozmyślisz.
3. Kliknij Zapisz zmiany. Okno pokaże wpis, który zostanie usunięty. Potwierdź.

Kwota zapłacona i status płatności zostaną wyliczone na nowo bez tego wpisu.

Zmiana metody płatności

1. Otwórz zamówienie i kliknij Edytuj.
2. Wybierz inną metodę w polu Metoda płatności.
3. Kliknij Zapisz zmiany.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Zamówienie utworzono jako Opłacone, choć nikt nie zapłacił	Formularz Nowe zamówienie startuje z ustawieniem Opłacona	W nowym zamówieniu wybierz Nieopłacone przed utworzeniem. W istniejącym zamówieniu usuń wpis. Zobacz wyżej
Kwota wpłaty przekracza kwotę należną. Nadpłata zostanie zapisana.	Wpłaty sumują się do kwoty wyższej niż suma zamówienia	Jeśli to literówka, popraw kwotę. Jeśli klient naprawdę nadpłacił, zapisz i później odnotuj zwrot pieniędzy
Opłacone zamówienie po edycji zmieniło się na Częściowo opłacone	Suma wzrosła, np. przez nową pozycję, wyższy koszt dostawy albo mniejszy rabat	Zapisz brakującą kwotę albo popraw zamówienie
Opłacone zamówienie po edycji zmieniło się na Nadpłacone	Suma zmalała	Użyj Wypełnij zwrot i oddaj różnicę
Kwota płatności musi być liczbą równą zero lub większą.	Kwota jest ujemna albo nie jest liczbą	Wpisz dodatnią kwotę. Dla pieniędzy oddawanych klientowi użyj przełącznika Zwrot
Przy wpisie nie ma ikony kosza	To notatka, a notatki są trwałe	Dodaj kolejną notatkę, która ją koryguje
Okno zapisu mówi, że zamówienie zostanie odłączone od płatności sklepu	Płatność tego zamówienia ustala ten sklep. Ręczna wpłata, zwrot pieniędzy albo usunięcie wpisu to kończy	Potwierdź, jeśli od teraz chcesz prowadzić płatność w Complaia. W przeciwnym razie kliknij Anuluj i zmień płatność w sklepie
Pojawiła się wpłata, której nikt nie wpisywał, z notatką o pobraniu	Doręczono przesyłkę za pobraniem z tego zamówienia, a Complaia zapisała pobraną kwotę	Nic nie trzeba robić. Gdy przyjdzie przelew od przewoźnika, nie zapisuj go drugi raz
Notatka w historii jest w innym języku niż Twój interfejs	Notatki automatyczne, np. o pobraniu albo o zwrocie pieniędzy z reklamacji, zapisują się w języku Twojej firmy	Nic nie trzeba robić
Ręczny zwrot pieniędzy nie dał statusu Zwrócone	Tylko zwrot pieniędzy z reklamacji albo zwrotu lub zgłoszony przez marketplace ustawia Częściowy zwrot albo Zwrócone	Nie ma czego naprawiać. Po ręcznym zwrocie status pokazuje, ile nadal jest zapłacone
Zamówienie, które miało status Zwrócone, pokazuje teraz Oczekuje albo Częściowo opłacone	Po zwrocie pieniędzy ktoś zmienił pozycje, koszt dostawy albo rabat lub zapisał kolejny wpis płatności. Status został wtedy wyliczony od nowa z kwot	Nie ma czego naprawiać. Zwrot pieniędzy nadal jest w historii

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć kartę płatności zamówienia i jej historię	Zamówienia: Podgląd
Zapisywać wpłaty i zwroty pieniędzy, usuwać wpisy, zmieniać metodę płatności	Zamówienia: Edycja
Odnotować zwrot pieniędzy z reklamacji albo zwrotu	Reklamacje i zwroty: Rozwiązanie

Zobacz też

• Karta zamówienia — jak liczona jest kwota należna
• Metody płatności — lista, z której wybiera się metodę
• Reklamacje i zwroty — zwroty pieniędzy związane z reklamacją albo zwróconym towarem
• Płatności za faktury — faktury śledzą płatność osobno
• Zamówienia