Statusy zamówień

Statusy to etapy, przez które przechodzi zamówienie. Complaia ma wbudowany zestaw statusów i na jego podstawie automatycznie przesuwa zamówienia dalej. Obok niego możesz dodać własne etapy. Na tym samym ekranie zarządza się też osobnymi zestawami statusów dla reklamacji i dla zwrotów.

Gdzie to znaleźć: Handlowe → Konfiguracja → Statusy zamówień. Zestawy dla reklamacji i zwrotów otwierają się z Handlowe → Konfiguracja → Statusy reklamacji i Handlowe → Konfiguracja → Statusy zwrotów.

Kiedy z tego korzystasz

• W Twoim procesie jest etap, którego nie ma w zestawie wbudowanym, np. Oczekuje na płatność albo Wstrzymane.
• Chcesz zmienić kolory statusów, żeby lista zamówień była czytelniejsza.
• Chcesz, żeby statusy były ułożone w kolejności, w jakiej przechodzą przez nie Twoje zamówienia.
• Wycofujesz status, którego już nie używasz, i decydujesz, dokąd trafią jego zamówienia.
• Dodajesz własne etapy obsługi reklamacji albo zwrotów.

Najważniejsze pojęcia

Typ w cyklu życia: co oznacza status

Każdy status ma Typ w cyklu życia. Nazwa jest dla ludzi. Typ jest tym, co rozumie Complaia.

Typ	Znaczenie
Nowe	Punkt startowy. Formularz Nowe zamówienie startuje od pierwszego statusu z tej grupy
W trakcie	Dowolny etap pośredni. Możesz mieć ich tyle, ile potrzebujesz
Zrealizowane	Zakończone powodzeniem. Zamówienie jest zamknięte
Anulowane	Zakończone bez realizacji. Zamówienie jest zamknięte, a jego karta Informacje pokazuje pole Anulowane z datą i notatką

Co zmienia typ:

• Statusy są grupowane i ułożone według typu.
• Zamówienie ze statusem typu Zrealizowane albo Anulowane nigdy nie jest przesuwane automatycznie.
• Ustawienie zamówienia na status typu Zrealizowane albo Anulowane zwalnia zarezerwowany dla niego towar.
• Ustawienie zamówienia na status typu Anulowane anuluje też jego przesyłki, które jeszcze nie wyjechały, a te, które są w drodze, oraz jego zlecenia produkcyjne oznacza. Zobacz Anulowanie zamówienia.
• Przycisk Anuluj zamówienie na stronie zamówienia proponuje tylko statusy typu Anulowane. Jeśli nie ma żadnego aktywnego, przycisk jest wyszarzony.
• Reklamacja albo zwrot ze statusem typu Zrealizowane albo Anulowane liczy się jako zamknięta sprawa.

Wbudowane statusy zamówień

Firma dostaje na start siedem statusów zamówień.

Status	Typ	Kiedy Complaia go ustawia
Nowe	Nowe	Od niego startują zamówienia z importu. Ma oznaczenie Domyślny
W realizacji	W trakcie	Spakowano pierwszą sztukę
Częściowo wysłane	W trakcie	Część zamówionych sztuk opuściła magazyn
Wysłane	W trakcie	Wszystkie zamówione sztuki opuściły magazyn
Częściowo dostarczone	W trakcie	Część przesyłek zamówienia dotarła do klienta
Dostarczone	Zrealizowane	Wszystkie przesyłki dotarły do klienta
Anulowane	Anulowane	Magazyn nigdy go nie ustawia. Ustawiasz go Ty, podłączony kanał sprzedaży albo reguła integracji

To statusy systemowe z oznaczeniem Systemowy. Możesz zmieniać ich opis i kolory. Nie możesz zmienić ich nazwy ani typu, nie możesz też ich usunąć, bo opierają się na nich automatyczne kroki opisane na stronie Realizacja i wysyłka.

Nie ma statusu „zarezerwowane”. To, czy towar zamówienia jest zarezerwowany, pokazuje kolumna Realizacja na liście zamówień, a nie status.

Jeden ekran, trzy zestawy

Przełącznik Typ statusów: u góry ma trzy pozycje: Zamówienia, Reklamacje i Zwroty. Każda pozycja to osobny zestaw. Status dodany przy przełączniku ustawionym na Reklamacje istnieje tylko dla reklamacji. Tej samej nazwy można więc użyć raz w każdym zestawie.

Reklamacje i zwroty mają własne statusy systemowe:

• Reklamacje: Nowa → W analizie → Oczekuje na produkt klienta → Zaakceptowana → W realizacji → Wysłana → Zakończona. Odrzucona i Anulowana to dwa sposoby zakończenia bez rozwiązania. Nowa jest domyślna dla nowych reklamacji.
• Zwroty: Oczekuje na towar → Towar odebrany → Zaakceptowany → W realizacji → Zakończony, do tego Odrzucony i Anulowany. Oczekuje na towar jest domyślny dla nowych zwrotów.

Te statusy przestawiasz ręcznie w reklamacji albo zwrocie. Zobacz Reklamacje i zwroty.

Ekran

Element	Do czego służy
Typ statusów:	Przełącza między trzema zestawami i pokazuje liczbę statusów w każdym
Podgląd cyklu życia	Pokazuje statusy jako ścieżkę od Nowe do Zrealizowane. Grupa Anulowane jest pokazana osobno jako Alternatywne zakończenie, bo można do niej przejść z każdego etapu
Lista	Statusy pogrupowane według typu. Każdy wiersz pokazuje status tak, jak wygląda na liście zamówień, jego opis oraz oznaczenia Domyślny i Systemowy, jeśli dotyczą
Uchwyt, Przesuń wyżej, Przesuń niżej	Zmieniają kolejność statusów w ich grupie. Strzałki pojawiają się tylko na szerokim ekranie
Ołówek	Otwiera status
Usuń status (kosz)	Widoczny tylko przy Twoich własnych statusach
Nowy status	W nagłówku, obok Odśwież

Zmiany wprowadzone tutaj od razu docierają do otwartych formularzy zamówień i stron integracji, także u Twoich współpracowników.

📷 Zrzut ekranu do dodania: ekran statusów zamówień z podglądem cyklu życia i listą, na której wśród statusów systemowych jest jeden własny

Typowe zadania

Dodanie własnego statusu

1. Wejdź w Handlowe → Konfiguracja → Statusy zamówień i sprawdź, czy przełącznik Typ statusów: jest ustawiony na właściwy zestaw.
2. Kliknij Nowy status.
3. Wpisz nazwę w polu Nazwa (do 64 znaków) i, jeśli chcesz, opis.
4. Wybierz Typ w cyklu życia. Na start ustawiony jest W trakcie.
5. Ustaw kolory (Tło, Obramowanie, Kropka i Tekst) i sprawdź efekt w polu Podgląd:.
6. Kliknij Utwórz. Nowy status pojawi się na końcu swojej grupy.
7. Przeciągnij nowy status za uchwyt we właściwe miejsce w grupie albo użyj przycisków Przesuń wyżej i Przesuń niżej.

Potem możesz wybrać ten status w formularzu edycji zamówienia. Magazyn nigdy nie ustawia go automatycznie. Może to zrobić mapowanie statusów podłączonego sklepu albo reguła integracji.

Zmiana kolorów albo opisu statusu

1. Kliknij ołówek przy statusie.
2. Zmień opis i cztery kolory. W Twoich własnych statusach możesz też zmienić pola Nazwa i Typ w cyklu życia.
3. Kliknij Zapisz.

W statusie systemowym nazwa i typ są wyszarzone. Zmiana nazwy Twojego własnego statusu od razu zmienia ją we wszystkich zamówieniach.

Zmiana kolejności statusów

1. Przeciągnij status za uchwyt i upuść go na innym statusie z tej samej grupy albo użyj przycisków Przesuń wyżej i Przesuń niżej. Nowa kolejność zapisuje się od razu.

Kolejność decyduje o tym, jak statusy są ułożone tutaj i w panelu statusu w zamówieniach. Statusu nie da się przeciągnąć do innej grupy. Żeby go tam przenieść, edytuj go i zmień Typ w cyklu życia.

Usunięcie statusu

1. Kliknij kosz przy jednym z Twoich własnych statusów.
2. W oknie kliknij Usuń. Complaia sprawdza wtedy, czy coś korzysta z tego statusu.
3. Jeśli nic, status zostaje usunięty. Tego nie da się cofnąć.
4. Jeśli korzystają z niego zamówienia, mapowanie statusów integracji albo reguły integracji, okno pokazuje, co go używa, i prosi o wybór w polu Status zastępczy. Statusy tego samego typu są na początku listy. Wybierz jeden i kliknij Przepisz i usuń.

Przy przepisaniu:

• zamówienia przechodzą na status zastępczy, a każde dostaje wpis w historii statusów. Notatka tego wpisu jest zapisana w języku Twojej firmy;
• przenoszą się też dawne wpisy w historii statusów zamówień;
• mapowania statusów w integracjach przechodzą na status zastępczy;
• reguły integracji, które ustawiają ten status, przełączają się na status zastępczy;
• reguły integracji, które mają ten status w warunku, zostają wstrzymane, żeby nie zaczęły działać w innym momencie. Sprawdź je na stronie Reguły integracji;
• jeśli usuwany status był oznaczony jako Domyślny, domyślny staje się status zastępczy.

Jeśli z tego statusu korzystają reguły integracji, a Ty nie masz uprawnienia Integracje: Zarządzanie, okno wymienia te reguły i nie pozwala usunąć statusu. Poproś osobę, która zarządza integracjami.

Zarządzanie zestawami dla reklamacji i zwrotów

1. Wejdź w Handlowe → Konfiguracja → Statusy reklamacji albo Handlowe → Konfiguracja → Statusy zwrotów. Możesz też przełączyć Typ statusów: na Reklamacje albo Zwroty.
2. Dodawaj, edytuj, zmieniaj kolejność i usuwaj dokładnie tak, jak opisano wyżej. To, co dodasz, należy tylko do tego zestawu.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Status o tej nazwie już istnieje w tej grupie statusów. Wybierz inną nazwę albo edytuj istniejący status.	Zestaw ma już status o tej nazwie	Użyj innej nazwy. Ta sama nazwa w innym zestawie jest w porządku
Nazwa jest za długa.	Nazwa ma więcej niż 64 znaki	Skróć ją
Nazwa i typ są wyszarzone	To status systemowy	Dodaj własny status z potrzebnym brzmieniem i używaj go obok systemowego
Przy statusie nie ma kosza	To status systemowy, a takich nie da się usunąć	Nic nie trzeba robić. Nadal możesz zmienić jego kolory i opis
Po upuszczeniu statusu pojawia się Niedozwolony ruch	Upuszczono go na innej grupie	Edytuj status i zmień Typ w cyklu życia
Okno usuwania najpierw mówi, że żadne zamówienie nie korzysta ze statusu, a potem prosi o status zastępczy	Okno sprawdza użycie dopiero po kliknięciu Usuń	Wybierz Status zastępczy i kliknij Przepisz i usuń
Okno usuwania wymienia reguły integracji i nie ma przycisku usuwania	Z tego statusu korzystają reguły integracji, a Ty nie masz uprawnienia Integracje: Zarządzanie	Poproś osobę, która zarządza integracjami, o usunięcie statusu
Lista Status zastępczy pokazuje wbudowane statusy po polsku, choć pracujesz w innym języku interfejsu	Lista nie tłumaczy wbudowanych nazw	Wybieraj według znaczenia: np. Nowe to po angielsku New, a Anulowane to Cancelled
Reguła integracji przestała działać po usunięciu statusu	Reguła miała usunięty status w warunku, więc została wstrzymana	Otwórz regułę na stronie Reguły integracji, popraw warunek i włącz ją ponownie
Magazyn nigdy nie przesuwa zamówień na utworzony przez Ciebie status	Automatyczne kroki używają tylko statusów systemowych	Ustawiaj swój status ręcznie w formularzu edycji zamówienia
Zamówienie, któremu ręcznie ustawiono Twój własny status, nie przesuwa się już dalej	Ręczne ustawienie statusu na stałe zatrzymuje automatyczne kroki dla tego zamówienia	Od teraz ustawiaj status ręcznie. Zobacz Ręczna zmiana statusu
Nie da się wybrać, który status jest Domyślny	Oznaczenia Domyślny nie da się przenieść na tym ekranie. Decyduje ono o tym, od którego statusu startują zamówienia z importu. Formularz Nowe zamówienie startuje od pierwszego statusu z grupy Nowe	Żeby zamówienia wpisywane ręcznie startowały od innego statusu, ustaw go jako pierwszy w grupie Nowe albo wybierz go w formularzu
W menu i w tytule ekranu jest Statusy reklamacji, a przełącznik Typ statusów: pokazuje Reklamacje	Obie nazwy dotyczą tego samego zestawu	Nic nie trzeba robić
Ekran się nie otwiera i trafiasz na Dashboard	Twoja rola nie ma uprawnienia Zamówienia: Statusy	Poproś administratora o jego dodanie

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć statusy w zamówieniach	Zamówienia: Podgląd
Otworzyć ten ekran, dodawać, edytować, zmieniać kolejność i usuwać statusy we wszystkich trzech zestawach	Zamówienia: Statusy
Usunąć status, z którego korzystają reguły integracji	Zamówienia: Statusy i Integracje: Zarządzanie

Zobacz też

• Realizacja i wysyłka — jak statusy przesuwają się bez niczyjej ingerencji
• Zamówienia — gdzie zmienia się status zamówienia i jak anulować zamówienie
• Reklamacje i zwroty — sprawy, do których należą dwa pozostałe zestawy
• Źródła zamówień · Metody płatności
• Mapowania — dopasowanie statusów sklepu do Twoich
• Reguły integracji — reguły, które reagują na status albo go ustawiają
• Płatności za zamówienia — status płatności, czyli osobna sprawa