Realizacja i wysyłka

Ta strona prowadzi zamówienie od złożenia do doręczenia, tak jak widać to w samym zamówieniu. Wyjaśnia, jak daleko doszedł magazyn, jak status zamówienia sam przesuwa się dalej oraz jak utworzyć przesyłkę i zlecenia produkcyjne, których zamówienie potrzebuje.

Gdzie to znaleźć: otwórz zamówienie z Handlowe → Zamówienia → Lista zamówień i użyj jego zakładek Zamówienie, Przesyłki i Produkcja. Kroki magazynowe są w Magazyn → Obsługa zamówień: Rezerwacja towaru, Pakowanie zamówień, Wydanie przesyłek i Załadunek.

Kiedy z tego korzystasz

• Chcesz wiedzieć, gdzie naprawdę jest zamówienie, a sam status tego nie mówi.
• Tworzysz przesyłkę, która dostarczy zamówienie w całości albo w części.
• Podpinasz przesyłkę utworzoną w innym miejscu.
• Część pozycji trzeba najpierw wyprodukować, więc kierujesz je na produkcję.
• Status zmienił się, choć nikt go nie ruszał, albo nie zmienił się wtedy, kiedy się tego spodziewano.

Najważniejsze pojęcia

Zamówienie przechodzi przez poniższe kroki. Każdy krok wykonuje się na osobnym ekranie, a robią to osoby, które mają do niego dostęp.

Krok	Gdzie	Co oznacza dla zamówienia
Rezerwacja towaru	Magazyn → Obsługa zamówień → Rezerwacja towaru	Towar zostaje odłożony dla zamówienia. Gdy wszystko jest zarezerwowane, lista zamówień pokazuje Zarezerwowane
Pakowanie	Magazyn → Obsługa zamówień → Pakowanie zamówień	Pozycje trafiają do pudeł. Zamówienie pokazuje Pakowanie, a potem Spakowane
Przekazanie	Wydanie przesyłek dla paczek kurierskich, Załadunek dla Twoich własnych tras dostaw albo sama przesyłka przy odbiorze osobistym	Pudła opuszczają magazyn, a stan się zmniejsza
Doręczenie	Logistyka → Zlecenia logistyczne	Przesyłka dociera do klienta

Postęp widać obok statusu

Postęp magazynu jest niezależny od statusu zamówienia. Widać go w dwóch miejscach:

• Na liście zamówień, w kolumnie Realizacja: Zarezerwowane, Pakowanie z liczbą spakowanych i zamówionych sztuk (np. 3/5) albo Spakowane.
• Na stronie zamówienia, na karcie Towar:
  • licznik Spakowano dla całego zamówienia;
  • przy każdej pozycji kolumny Zarezerwowano i Spakowano, a gdy coś dotarło do klienta, także Dostarczono. Każda pokazuje, ile zrobiono z tego, co zamówiono;
  • przy pozycji, która jest zestawem, liczbę jego gotowych produktów. Produkt liczy się jako gotowy, gdy jest spakowany, zarezerwowany albo dostępny na stanie.

Liczby w kolumnie Zarezerwowano widzą tylko osoby z uprawnieniem Rezerwacja towaru albo Magazyn: Rezerwacje. To samo dotyczy linku Otwórz rezerwację towaru, który jest widoczny, dopóki zamówienie nie jest w pełni zarezerwowane.

Sama rezerwacja towaru nie zmienia statusu zamówienia. W pełni zarezerwowane zamówienie, którego nikt jeszcze nie spakował, zachowuje swój status, zwykle Nowe. Nie ma statusu „zarezerwowane”. Zamiast tego patrz na kolumnę Realizacja.

Kiedy stan się zmniejsza

Rezerwacja towaru odkłada towar, a pakowanie wkłada go do pudeł. Żadne z nich nie zmniejsza tego, co masz na stanie. Stan zmniejsza się, gdy pudła opuszczają magazyn:

• w Wydaniu przesyłek, gdy przekazujesz pudła kurierowi;
• w Załadunku, gdy przesyłka na trasie zostanie w całości załadowana albo zamknięta;
• przy przesyłce z odbiorem osobistym, gdy wydajesz towar klientowi.

Stronę magazynu opisują Rezerwacja towaru, Wydanie przesyłek i Załadunek.

Status idzie za magazynem

W miarę postępu pracy Complaia sama przesuwa status zamówienia dalej.

Co przesuwa status

Co się stało	Zamówienie przechodzi na
Zamówienie zarezerwowano i nic poza tym	Bez zmian
Spakowano co najmniej jedną sztukę	W realizacji
Część zamówionych sztuk opuściła magazyn	Częściowo wysłane
Wszystkie zamówione sztuki opuściły magazyn	Wysłane
Część przesyłek zamówienia jest doręczona, a część nie	Częściowo dostarczone
Każda przesyłka zamówienia jest doręczona i w magazynie nie czeka już żadne spakowane pudło	Dostarczone

Zasady:

• Tylko do przodu. Status nigdy sam nie cofa się. Rozpakowanie pudła nie przywraca zamówienia z Wysłane do W realizacji.
• Zamknięte zamówienia zostają w spokoju. Zamówienie ze statusem typu Zrealizowane albo Anulowane nie jest przesuwane, cokolwiek magazyn zrobi później. Takie statusy to Dostarczone, Anulowane i każdy własny status jednego z tych typów.
• Status ustawiony ręcznie zatrzymuje automatyczne kroki. Zobacz niżej.
• Anulowane przesyłki się nie liczą. Przesyłka utworzona przez pomyłkę i anulowana nie blokuje zamówieniu przejścia na Dostarczone. Jeśli anulowano wszystkie przesyłki, zamówienie nie zostanie oznaczone jako dostarczone.
• Dostarczone znaczy, że dotarła każda istniejąca przesyłka. Complaia sprawdza też, czy w magazynie nie zostało żadne spakowane pudło. Nie sprawdza natomiast, czy przesyłki obejmują pozycje, których nigdy nie spakowano. Jeśli wysyłasz zamówienie w częściach, utwórz przesyłkę na resztę, zanim pierwsza zostanie doręczona.
• Używane są tylko statusy wbudowane. Automatyczne kroki zawsze kończą się na statusach z tabeli. Statusy dodane przez Ciebie nigdy nie są wybierane automatycznie.
• Pozycje bez produktu z katalogu się nie liczą. Najpierw je dopasuj. Zobacz Dopasowanie pozycji do produktu.
• Reklamacje i zwroty nie są przesuwane. Mają własne statusy, które zmieniasz ręcznie. Zobacz Reklamacje i zwroty.

Automatyczna zmiana:

• aktualizuje datę Ostatnia zmiana w panelu Status zamówienia;
• uruchamia reguły integracji, które reagują na zmianę statusu, np. przekazują nowy status do Twojego sklepu;
• gdy zamówienie przechodzi na Dostarczone, zwalnia towar, który był jeszcze dla niego zarezerwowany;
• nie trafia na zakładkę Historia zamówienia, bo ta pokazuje działania ludzi.

Ręczna zmiana statusu

Dowolny status możesz ustawić w formularzu edycji zamówienia albo anulować zamówienie przyciskiem Anuluj zamówienie. Wtedy:

• Automatyczne kroki zatrzymują się dla tego zamówienia na stałe. Complaia nie przesuwa go już, gdy magazyn pakuje, wysyła albo doręcza towar. Nie docierają do niego też zmiany statusu z podłączonego sklepu. Dotyczy to każdego statusu, zarówno własnego, jak i wbudowanego. Nie ma przełącznika, który włączyłby automatyczne kroki z powrotem. Od tej chwili status tego zamówienia zmieniasz wyłącznie ręcznie.
• Zmiana trafia na zakładkę Historia.
• Uruchamiają się reguły integracji, które reagują na zmianę statusu, tak samo jak przy zmianie automatycznej.
• Status typu Zrealizowane albo Anulowane zwalnia towar zarezerwowany dla zamówienia. Status typu Anulowane anuluje też przesyłki, które jeszcze nie wyjechały. Zobacz Anulowanie zamówienia.

Status wybrany w formularzu Nowe zamówienie nie zatrzymuje automatycznych kroków. Status ustawiony przez podłączony sklep też nie.

Jeśli więc chcesz, żeby status prowadził magazyn, nie zmieniaj go ręcznie. Własnych statusów używaj tylko dla zamówień, którymi chcesz kierować samodzielnie.

Tryb bez magazynu

Niektóre firmy nie przepuszczają zamówień przez własny magazyn. Jeśli Twoja firma jest tak skonfigurowana:

• ekran Pakowanie zamówień pokazuje Tryb bez magazynu i proponuje utworzenie albo otwarcie przesyłki;
• rezerwacja towaru i pakowanie są pomijane;
• status idzie wyłącznie za przesyłką. Gdy przesyłka zamówienia jest zaplanowana albo w drodze, zamówienie przechodzi na Wysłane, a potem, jak zwykle, na Dostarczone.

Ten tryb ustawia się dla całej firmy. W Complaia nie ma dla niego przełącznika. Jeśli trzeba go zmienić, skontaktuj się z Wsparciem.

Ekrany

Zakładka Przesyłki

Karta Zlecenia logistyczne wymienia przesyłki powiązane z zamówieniem, od najnowszej. U góry są przyciski Podłącz istniejące i Nowe zlecenie logistyczne.

Każda przesyłka zajmuje jeden wiersz, w którym widać:

• logo przewoźnika, numer przesyłki (kliknij go, żeby ją otworzyć) i usługę;
• status przesyłki z paskiem postępu;
• Klient, Numer listu (z przyciskiem kopiowania), Załadunek i Rozładunek, jeśli są znane.

Pod każdym wierszem jest pasek akcji. To, które akcje się pojawią, zależy od przesyłki:

Akcja	Do czego służy
Etykieta (PDF)	Pobiera etykietę przewoźnika, przy przesyłkach kurierskich
Śledź w …	Otwiera stronę śledzenia przewoźnika
Śledź	Otwiera publiczną stronę śledzenia przesyłki w Complaia
Generuj numer śledzenia	Nadaje przesyłce numer śledzenia. Zobacz Nadanie przesyłce numeru śledzenia
Ikona odświeżania	Pyta przewoźnika o bieżący status. Tekst obok mówi, kiedy ostatnio sprawdzono status
Menu ⋯	Otwórz, Kopiuj link, Odepnij, a przy przesyłkach kurierskich także możliwość anulowania przesyłki u przewoźnika

Zaraz po nadaniu przesyłki kurierskiej może pojawić się komunikat Przewoźnik przyjął zlecenie. Numer listu pojawi się w ciągu kilku minut.

Uwagi pod kartą ostrzegają o problemach, np. o nieudanym nadaniu albo o punkcie odbioru innym niż ten w zamówieniu. Pod kartą możesz też zamówić podjazd kuriera dla każdego konta przewoźnika. Te działania opisuje strona Zlecenia logistyczne.

📷 Zrzut ekranu do dodania: zakładka Przesyłki zamówienia z jedną przesyłką kurierską, z wierszem, paskiem statusu i przyciskami akcji

Zakładka Produkcja

Karta Zlecenia produkcyjne wymienia zlecenia produkcyjne utworzone dla tego zamówienia. Każdy wiersz pokazuje numer, status, EAN pozycji (kod kreskowy), produkt, ilość i planowaną datę. Otwórz przenosi do zlecenia produkcyjnego. Zlecenie produkcyjne może też mieć oznaczenie „Zamówienie anulowane” albo „Zamówienie zmniejszone”.

Nad listą uwaga mówi, co jeszcze zostało do wyprodukowania albo że nic nie zostało, bo pozycje pokrywa stan, rezerwacje albo trwające zlecenia produkcyjne.

Przycisk nazywa się Utwórz zlecenie, gdy zamówienie nie ma zleceń produkcyjnych, a Dodaj kolejne zlecenie, gdy już jakieś ma. Pojawia się tylko wtedy, gdy co najmniej jedną pozycję da się wyprodukować, czyli jest powiązana z produktem z katalogu, który jest produkowany, a nie kupowany.

Gdy nic nie da się wyprodukować, karta mówi dlaczego:

• Nic do wyprodukowania — żadna pozycja nie jest produktem, który wytwarzasz. Towar kupowany rezerwuje się zamiast tego na ekranie Rezerwacja towaru.
• Nie można utworzyć zlecenia — np. żadna pozycja nie jest powiązana z produktem z katalogu.

Gdy produkty powstają w innym magazynie niż ten, z którego wysyła się zamówienie, uwaga proponuje przycisk Przesuń (MM) (MM to przesunięcie międzymagazynowe). Zobacz Przesunięcie magazynowe.

Typowe zadania

Utworzenie przesyłki z zamówienia

Potrzebujesz uprawnienia Zamówienia: Edycja.

1. Otwórz zamówienie, przejdź na zakładkę Przesyłki i kliknij Nowe zlecenie logistyczne. Otworzy się okno Utwórz zlecenie logistyczne. Działa ono krokami.

2. Pozycje — zaznacz, co jedzie w tej przesyłce, i ustaw Ilość każdej pozycji. Wszystko, czego jeszcze nie wysłano, jest zaznaczone od razu. Kolumna Do wysłania pokazuje, co zostało. Żeby wysłać zamówienie w częściach, odznacz pozycje albo zmniejsz ilości, a później powtórz te kroki dla reszty.

3. Transport — wybierz, jak pojedzie towar:

   • Transport własny — Twoje pojazdy i kierowcy;
   • jeden z podłączonych kurierów;
   • Inny przewoźnik — przewoźnik z Twojej listy przewoźników, którego statusy aktualizujesz ręcznie;
   • Odbiór osobisty — klient odbiera towar osobiście.

   Jeśli zamówienie ma sposób dostawy, okno go pokazuje i od razu zaznacza pasujący transport. Sprawdź pole Nadanie z, czyli magazyn albo adres, z którego wyjeżdża towar. Możesz też wpisać Koszt transportu. Zapisze się on jako koszt dostawy zamówienia.

4. Kliknij Dalej i uzupełnij to, o co prosi wybrany transport. Przy kurierze to np. usługa, gabaryt, punkt odbioru albo paczki. Przy innym przewoźniku to sam przewoźnik.

5. Na ostatnim kroku sprawdź podsumowanie. Przy podłączonym kurierze zaznacz pole Utworzenie zlecenia nada przesyłkę w …. Przycisk zmieni się wtedy na Utwórz i nadaj, bo utworzenie przesyłki wysyła ją do przewoźnika i tworzy płatną etykietę. Przy innym transporcie przycisk nazywa się Utwórz zlecenie.

Odbiorca, adres, punkt odbioru, koszt dostawy i pobranie są brane z zamówienia. Jeśli w zamówieniu brakuje czegoś, czego wymaga usługa, np. numeru telefonu albo adresu e-mail, okno o to poprosi. Zapisz w zamówieniu zapisuje tę wartość także w zamówieniu.

Po utworzeniu przesyłki pojawia się komunikat Zlecenie logistyczne zostało utworzone i podłączone do zamówienia. Przesyłka pojawia się na zakładce.

Czego potrzebuje każdy rodzaj transportu i jakie są zasady dla punktów odbioru, pobrania i ubezpieczenia, opisuje Utworzenie przesyłki z zamówienia na stronie zleceń logistycznych.

Podłączenie przesyłki utworzonej gdzie indziej

1. Na zakładce Przesyłki kliknij Podłącz istniejące.
2. Wpisz numer przesyłki, np. SHP-0001, i kliknij Podłącz. Pojawi się komunikat Podłączono zlecenie logistyczne.

Żeby odpiąć przesyłkę, otwórz jej menu ⋯, wybierz Odepnij i potwierdź. Sama przesyłka nie zostaje usunięta.

Nadanie przesyłce numeru śledzenia

Większość przesyłek ma już numer śledzenia:

• Przesyłka transportem własnym dostaje numer zaczynający się od CMPL- w chwili utworzenia.
• Przesyłka wysłana podłączonym kurierem dostaje numer od przewoźnika.

Przycisk Generuj numer śledzenia jest dostępny tylko przy przesyłce, która nie jest kurierska i nie ma numeru. Zwykle jest to przesyłka z innym przewoźnikiem albo z odbiorem osobistym.

1. Na zakładce Przesyłki znajdź przesyłkę bez wartości w polu Numer listu.
2. Kliknij Generuj numer śledzenia. Numer pojawi się w wierszu.
3. Otwórz menu ⋯, wybierz Kopiuj link i wyślij link klientowi.

Potrzebujesz uprawnienia Przesyłki: Edycja albo Planowanie i obsługa tras: Edycja. Co klient zobaczy po otwarciu linku, opisuje strona Dostawy i śledzenie przesyłek.

Utworzenie zlecenia produkcyjnego z zamówienia

Potrzebujesz uprawnienia Produkcja: Tworzenie.

1. Otwórz zamówienie i przejdź na zakładkę Produkcja.
2. Kliknij Utwórz zlecenie. Otworzy się formularz nowego zlecenia produkcyjnego z tym zamówieniem już wybranym.
3. Sprawdź tam pozycje i ilości, a potem zapisz.

Pozycji niepowiązanych z produktem nie da się skierować na produkcję. Najpierw dopasuj je do produktu. Dalsze kroki opisuje strona Zlecenia produkcyjne.

Sprawdzenie, dlaczego zamówienie stoi

1. Na liście zamówień spójrz na kolumnę Realizacja. Kreska oznacza, że magazyn jeszcze nie zaczął.
2. Otwórz zamówienie. Na karcie Towar porównaj, pozycja po pozycji, kolumny Zarezerwowano i Spakowano z zamówionymi ilościami.
3. Na zakładce Przesyłki sprawdź, czy przesyłka istnieje i jaki ma status.
4. Na zakładce Historia sprawdź, czy ktoś zmienił status ręcznie. Jeśli tak, status nie przesuwa się już sam.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Zamówienie jest w pełni zarezerwowane, ale status się nie zmienił	Rezerwacja towaru nie przesuwa statusu. Pierwsza zmiana przychodzi z pakowaniem	Patrz na kolumnę Realizacja. Wszystko jest w porządku
Zamówienie jest spakowane, ale stan się nie zmniejszył	Stan zmniejsza się, gdy pudła opuszczają magazyn	Przekaż pudła na ekranie Wydanie przesyłek albo załaduj je na ekranie Załadunek
Status zmienił się, choć nikt go nie zmieniał, a na zakładce Historia nie ma o tym wpisu	Magazyn spakował albo wysłał towar albo przesyłkę doręczono, a status poszedł za tym	Porównaj datę Ostatnia zmiana w panelu Status zamówienia z liczbami w kolumnie Spakowano i z przesyłkami
Status nie zmienia się już, gdy magazyn pakuje albo wysyła	Ktoś wcześniej ustawił status ręcznie, więc automatyczne kroki zatrzymały się dla tego zamówienia	Od teraz ustawiaj status ręcznie
Zamówienie z jednym z Twoich własnych statusów przeszło na W realizacji	Spakowano sztukę. Twój status wybrano przy tworzeniu zamówienia, a nie ustawiono później ręcznie	Tak ma być. Żeby temu zapobiec, ustaw status ręcznie w formularzu edycji
Zamówienie zostaje na Wysłane, choć klient ma już towar	Nie każda przesyłka zamówienia jest oznaczona jako doręczona	Otwórz przesyłki z zakładki Przesyłki i sprawdź ich statusy
Zamówienie pokazuje Częściowo dostarczone, choć każda przesyłka jest doręczona	Spakowane pudło tego zamówienia jeszcze nie opuściło magazynu	Znajdź pudło na ekranie Wydanie przesyłek i przekaż je albo je rozpakuj
Zamówienie pokazuje Częściowo dostarczone	Jedna przesyłka jest doręczona, a druga jest jeszcze w drodze, np. reszta po częściowej dostawie	Poczekaj na pozostałą przesyłkę albo sprawdź, co ją zatrzymuje
Przesyłka na zakładce Przesyłki pokazuje nieudaną dostawę	Próba doręczenia się nie powiodła. Przesyłka transportem własnym wraca wtedy do planera, żeby ponownie trafić na trasę	Zobacz Obsługa nieudanej dostawy. Pudła, które wróciły, przyjmuje się na ekranie Zwroty z trasy. Status zamówienia się nie cofa
Zamówienie pokazuje Dostarczone, choć część nigdy nie została wysłana	Jedyną przesyłkę zamówienia doręczono, zanim powstała przesyłka na resztę	Utwórz przesyłkę na resztę, a potem ręcznie ustaw wybrany status
Zlecenie … dla tego zamówienia już istniało, więc drugie nie powstało i nic nie zostało nadane ponownie.	Tę samą przesyłkę utworzono dwa razy w ciągu pół minuty, zwykle przez podwójne kliknięcie	Nic nie trzeba robić. Jeśli naprawdę potrzebujesz drugiej przesyłki, odczekaj chwilę i utwórz ją ponownie
Przewoźnik odrzucił nadanie. Zlecenie … jest zapisane. Otwórz je i zapisz ponownie, żeby nadać jeszcze raz. Utworzenie kolejnego zlecenia z zamówienia nadania NIE ponowi.	Kurier odmówił przyjęcia przesyłki	Otwórz przesyłkę, popraw dane odrzucone przez przewoźnika i zapisz ją
W oknie przesyłki widać Zaznaczono towar, który już pojechał	Wybrana ilość jest większa niż to, co zostało do wysłania	Zmniejsz ilość albo odznacz pozycję, chyba że naprawdę wysyłasz towar ponownie
Brak aktywnych integracji kurierskich. Możesz wybrać transport własny albo najpierw podłączyć kuriera w integracjach.	Nie podłączono żadnego kuriera	Wybierz inny transport albo podłącz kuriera. Zobacz Konektory
Błąd po kliknięciu Nowe zlecenie logistyczne, Podłącz albo Odepnij	Nie masz uprawnienia Zamówienia: Edycja. Przyciski są widoczne mimo to	Poproś administratora o dodanie uprawnienia
Zakładka Produkcja pokazuje Nic do wyprodukowania	Żadna pozycja nie jest produktem, który wytwarzasz	Zarezerwuj towar na ekranie Rezerwacja towaru
Zakładka Produkcja pokazuje Żadna pozycja zamówienia nie ma powiązanego produktu z katalogu…	Żadna pozycja nie jest powiązana z produktem	Dopasuj pozycje na zakładce Zamówienie i spróbuj ponownie

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć postęp zamówienia, jego przesyłki i zlecenia produkcyjne	Zamówienia: Podgląd
Widzieć liczby w kolumnie Zarezerwowano i link Otwórz rezerwację towaru	Rezerwacja towaru albo Magazyn: Rezerwacje
Tworzyć przesyłkę z zamówienia, podłączać i odpinać przesyłki	Zamówienia: Edycja
Zmieniać status ręcznie	Zamówienia: Edycja (formularz edycji) albo Zamówienia: Edycja lub Zamówienia: Statusy (Anuluj zamówienie)
Generować numer śledzenia	Przesyłki: Edycja albo Planowanie i obsługa tras: Edycja
Tworzyć zlecenia produkcyjne z zamówienia	Produkcja: Tworzenie
Używać przycisku Przesuń (MM)	Magazyn: Ruchy magazynowe
Rezerwować, pakować i przekazywać towar	Uprawnienia magazynowe wymienione na stronach Rezerwacja towaru, Pakowanie zamówień, Wydanie przesyłek i Załadunek

Zobacz też

• Zamówienia — lista, strona zamówienia i anulowanie zamówienia
• Statusy zamówień — wbudowane statusy, których używają automatyczne kroki
• Rezerwacja towaru · Pakowanie zamówień · Wydanie przesyłek · Załadunek
• Zlecenia logistyczne · Przewoźnicy · Planowanie tras
• Zlecenia produkcyjne — dla pozycji, które trzeba najpierw wyprodukować
• Portal klienta — co klient może w tym czasie śledzić
• Reklamacje i zwroty — gdy coś pójdzie nie tak po doręczeniu