Deklaracje OSS

OSS (procedura unijna One-Stop Shop) to procedura VAT dla firm, które wysyłają towary do konsumentów w innych krajach UE. W procedurze OSS taka sprzedaż ma VAT kraju nabywcy, a sprzedawca rozlicza go raz na kwartał, w Polsce, w deklaracji VIU-DO. Complaia oznacza takie faktury jako dokumenty OSS, a na tym ekranie wylicza za Ciebie deklarację kwartalną. Deklarację pobierasz jako plik XML, składasz w polskim urzędzie skarbowym i wpłacasz podatek w euro.

Gdzie to znaleźć: Finanse → Deklaracje OSS. Ustawienia OSS sprzedawcy są w Finanse → Podmioty sprzedażowe, w sekcji podmiotu Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE.

Tylko dla firm z podmiotem sprzedażowym w Polsce

OSS w Complaia dotyczy podmiotów sprzedażowych (firm, które wystawiają Twoje faktury) z krajem Polska. Pozycja menu Deklaracje OSS pojawia się tylko wtedy, gdy firma ma co najmniej jeden taki podmiot. Sprzedawcy z innych krajów nigdy nie widzą opcji OSS na swoich fakturach.

Kiedy z tego korzystasz

• Twoja polska firma wysyła towary do klientów prywatnych w innych krajach UE, a jej sprzedaż tam przekroczyła próg 42 000 zł.
• Wybrano opodatkowanie VAT kraju nabywcy także poniżej progu (wybór na formularzu VAT-29).
• Skończył się kwartał i potrzebujesz deklaracji VIU-DO oraz kwoty do zapłaty.
• Skorygowano fakturę z kwartału, za który deklaracja jest już złożona.
• Księgowość prosi o ewidencję OSS za kwartał.

Najważniejsze pojęcia

• Dokument OSS — faktura, korekta albo proforma, która zamiast polskiego VAT ma VAT kraju dostawy. Ma własną serię numeracji, nie ma kursu Narodowego Banku Polskiego (NBP) i nigdy nie trafia do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Strona faktury oznacza go plakietką OSS.
• Podstawa — powód, dla którego dokument ma zagraniczny VAT. Są dwa:
  • sprzedaż podmiotu do konsumentów w innych krajach UE przekroczyła próg 42 000 zł;
  • podmiot wybrał VAT kraju nabywcy poniżej progu, na formularzu VAT-29.
• Kraj dostawy — kraj, do którego jedzie towar. Nie musi to być kraj z adresu nabywcy.
• Kwartał — każda faktura OSS należy do deklaracji za kwartał, w którym towar został dostarczony. Korekta należy do kwartału, w którym ją wystawiono.
• Kurs EBC — kwoty w walucie innej niż euro są przeliczane po kursie Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia kwartału. Gdy EBC nie ogłosił kursu tego dnia, używany jest kurs z najbliższej kolejnej publikacji. Każdy dokument jest przeliczany osobno.
• Deklaracja zerowa — deklaracja za kwartał bez sprzedaży OSS i bez korekt. Ją też trzeba złożyć w terminie.
• Złożona — gdy oznaczysz deklarację jako złożoną, przestaje się zmieniać. Dokument wystawiony, skorygowany albo wycofany później trafia jako korekta do najbliższej deklaracji, która nie jest jeszcze złożona.

Stany deklaracji

Stan	Znaczenie
Kwartał trwa	Kwartał się nie skończył. Kwoty mogą się jeszcze zmienić.
Do złożenia	Kwartał się skończył, a termin jeszcze nie minął.
Po terminie	Termin minął, a deklaracja nie jest oznaczona jako złożona.
Złożona	Deklaracja została oznaczona jako złożona.
Poza procedurą	W tym kwartale podmiot nie stosował OSS, więc deklaracji się nie składa.

Termin złożenia deklaracji i zapłaty podatku to ostatni dzień miesiąca po kwartale. Nie przesuwa się, gdy wypada w weekend albo w święto.

Ekran

📷 Zrzut ekranu do dodania: Deklaracje OSS z listą Kwartały z jednej strony i kwartałem w stanie Do złożenia z drugiej, z kwotą do zapłaty, terminem i przyciskami

Podmiot — widoczny tylko wtedy, gdy firma ma więcej niż jeden polski podmiot sprzedażowy. Wybierz podmiot, którego deklaracje chcesz zobaczyć.

Kwartały — lista kwartałów wybranego podmiotu. Każdy wiersz pokazuje kwartał, jego stan, liczbę dokumentów i termin albo dzień złożenia deklaracji. Kliknij kwartał, żeby go otworzyć.

Kwartał pokazuje od góry:

• Do zapłaty — łączny podatek do zapłaty w euro. Przy deklaracji zerowej informuje o tym uwaga.
• Numer referencyjny UNR — numer, który trzeba podać jako tytuł przelewu. Kopiuj zapisuje go w schowku.
• Termin złożenia i zapłaty.
• Przyciski Pobierz XML, Pobierz ewidencję CSV i Oznacz jako złożoną (albo Cofnij oznaczenie w złożonej deklaracji). Gdy przycisk jest wyszarzony, wiersz pod nim wyjaśnia dlaczego.
• Uwagi: informacje, ostrzeżenia i błędy dotyczące tej deklaracji. Niektóre uwagi mają przycisk, który prowadzi tam, gdzie można usunąć problem.
• Zmiany po złożeniu — w złożonym kwartale dokumenty, które powstały albo zmieniły się później i trafiają do następnej deklaracji.

Niżej są części deklaracji:

Sekcja	Co pokazuje
Dostawy w kwartale	Podstawę opodatkowania i VAT w euro według państwa konsumpcji i stawki, z łącznym VAT.
Korekty wcześniejszych kwartałów	Zmiany VAT za kwartały już złożone, według państwa i okresu, z dokumentami, z których wynika każda zmiana.
Saldo według państw	VAT od dostaw razem z korektami, osobno dla każdego państwa, oraz Do zapłaty. Saldo ujemne nie zmniejsza kwoty do zapłaty. Nadpłatę zwraca dane państwo.
Kursy EBC	Kurs użyty dla każdej waluty, z datą.
Dokumenty	Każda faktura i korekta OSS w deklaracji, z jej udziałem w deklaracji, na przykład Wystawiony po złożeniu albo Wycofany po złożeniu.
Jak złożyć i zapłacić	Cztery kroki opisane niżej oraz rachunek bankowy, BIC, waluta wpłaty i tytuł przelewu.

Typowe zadania

Przygotowanie podmiotu sprzedażowego do OSS

Robisz to raz, na podstawie danych z rejestracji w OSS (formularz VIU-R).

1. Przejdź do Finanse → Podmioty sprzedażowe, otwórz polski podmiot i kliknij Edytuj.
2. Znajdź sekcję Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE.
3. Włącz przełącznik Rejestracja w OSS.
4. W polu Stosujesz OSS od ustaw datę z formularza VIU-R. Pole Stosujesz OSS do zostaw puste, chyba że podmiot wystąpił z procedury.
5. Odpowiedz na pytanie Siedziba i działalność tylko w Polsce. Complaia wystawia dokumenty OSS tylko dla firmy, której siedziba i działalność są wyłącznie w Polsce.
6. Wybierz Okres rozliczeniowy JPK: miesiąc albo kwartał. JPK (jednolity plik kontrolny) to polska elektroniczna ewidencja VAT składana za każdy okres. Od tego ustawienia zależy termin na dowód dostarczenia towaru.
7. W polu Kto składa deklarację VIU-DO wybierz Firma, pełną nazwą albo Osoba fizyczna, imieniem i nazwiskiem. Jednoosobowa działalność gospodarcza składa deklarację jako osoba fizyczna.
8. Zapisz podstawę:
   • Jeśli sprzedaż przekroczyła próg 42 000 zł, zaznacz właściwy rok, a dla bieżącego roku wpisz dzień przekroczenia progu.
   • Jeśli wybrano VAT kraju nabywcy na formularzu VAT-29, uzupełnij datę wyboru i pierwszą dostawę po wyborze.
9. Kliknij Zapisz.

Sekcja pokazuje też licznik sprzedaży do progu w tym i w poprzednim roku, liczony z dokumentów w Complaia. Możesz dodać sprzedaż, której Complaia nie widzi, jako kwotę netto w złotych. Gdy licznik pokazuje przekroczenie progu, uwaga podpowiada, żeby je zaznaczyć. Zaznacz wpisuje odpowiedź za Ciebie.

Wiersz na końcu sekcji mówi, co Complaia zrobi dzisiaj z fakturą dla konsumenta w innym kraju UE: wystawi ją z VAT kraju nabywcy albo z polskim VAT, i dlaczego.

Żeby dokumenty OSS miały własny prefiks numeru, użyj pola Prefiks dla OSS w numeracji podmiotu. Zobacz Podmioty sprzedażowe.

Wystawienie faktury OSS

Procedury OSS nie włączasz ręcznie dla każdej faktury. Complaia sprawdza warunki i gdy wszystkie są spełnione, formularz pokazuje sekcję Sprzedaż do konsumenta w innym kraju UE z włączonym przełącznikiem Rozlicz w procedurze OSS. Warunki są takie:

• sprzedawcą jest polski podmiot z ustawioną procedurą OSS, a data dostawy wypada w okresie stosowania OSS;
• podmiot ma podstawę: próg został przekroczony albo obowiązuje wybór z VAT-29;
• Typ nabywcy to Osoba prywatna;
• towar jedzie do kraju UE innego niż Polska;
• to Ty wysyłasz towar albo organizujesz jego transport. Gdy nabywca odbiera towar osobiście albo wysyła po niego własnego przewoźnika, sprzedaż jest krajowa;
• dokument zawiera wyłącznie towary. Usługi, towary montowane u nabywcy, nowe środki transportu i towary w procedurze marży nie są obsługiwane.

Gdy faktura powstaje z zamówienia, kraj dostawy pochodzi z adresu dostawy zamówienia. Na fakturze wystawianej ręcznie otwórz sekcję linkiem Towar jedzie do innego kraju UE pod krajem nabywcy.

Przy włączonej procedurze OSS:

1. Sprawdź Kraj dostawy. Dla niektórych krajów pojawia się pole Region, bo stawka zależy od regionu albo dane terytorium jest poza unijnym VAT. Sprzedaż na takie terytorium to eksport, a nie OSS.
2. Sprawdź stawkę VAT każdej pozycji. Pole pokazuje stawki kraju dostawy, oznaczone jako podstawowa albo obniżona. Pozycja potrzebuje stawki od 0 do 100. Kody zwolnień są niedozwolone.
3. W pozycji wpisanej ręcznie ustaw Rodzaj pozycji: towar albo usługa.
4. Wystaw fakturę jak zwykle. Zobacz Fakturowanie.

Wystawiony dokument dostaje numer z serii OSS. Nie ma kursu NBP ani VAT w PLN. Przekaż go klientowi jako PDF.

Żeby dokument został przy polskim VAT, wyłącz przełącznik Rozlicz w procedurze OSS. Sekcja wyjaśnia wtedy, że dokument zostaje krajowy. Gdy warunki nie są spełnione, sekcja wyjaśnia, którego brakuje.

Jeden dokument OSS obejmuje jedno miejsce dostawy i jeden kwartał. Zamówienia jadące do różnych krajów albo dostawy w różnych kwartałach wymagają osobnych faktur.

Proformy też mogą być dokumentami OSS. Zostają w serii proform. Faktura utworzona z takiej proformy jest dokumentem OSS tylko wtedy, gdy warunki są nadal spełnione w dniu jej wystawienia.

Korekty faktury OSS zachowują jej kraj dostawy, region i stawki. Żeby zmienić kraj, skoryguj fakturę do zera i wystaw nową.

Sprawdzanie dowodu dostarczenia

Wystawiona faktura OSS ma kartę Procedura OSS. Pokazuje ona podstawę, kwartał deklaracji, kraj dostawy i Dowód dostarczenia.

Dowodem jest potwierdzenie doręczenia od przewoźnika. Stan zmienia się sam, gdy przesyłka powiązana z dokumentem zostanie doręczona w kraju dostawy. Do tego czasu karta pokazuje termin na dowód, który wynika z ustawienia Okres rozliczeniowy JPK. Gdy termin minie bez dowodu, karta ostrzega.

Przygotowanie i złożenie deklaracji kwartalnej

1. Przejdź do Finanse → Deklaracje OSS. Jeśli masz kilka podmiotów, wybierz właściwy w polu Podmiot.
2. Kliknij kwartał. Musi być zakończony: w trakcie kwartału deklarację można obejrzeć, ale nie da się jej pobrać ani złożyć.
3. Przeczytaj uwagi. Usuń każdy błąd, na przykład brak kursu waluty albo dokument z niejasnym rodzajem stawki. Pobierz XML pozostaje wyszarzone, dopóki błędy nie zostaną usunięte.
4. Sprawdź sekcje Dostawy w kwartale, Korekty wcześniejszych kwartałów i Saldo według państw.
5. Kliknij Pobierz XML. Złóż plik w serwisie e-Urząd Skarbowy albo przez e-Deklaracje z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
6. Wpłać kwotę Do zapłaty w euro na rachunek podany w sekcji Jak złożyć i zapłacić, z numerem UNR jako tytułem przelewu. Przed przelewem sprawdź numer rachunku na stronie Ministerstwa Finansów.
7. Wróć do Complaia, kliknij Oznacz jako złożoną, ustaw Dzień złożenia i kliknij Zapisz.

Od tej chwili deklaracja się nie zmienia. Dokumenty tego kwartału wystawione, skorygowane albo wycofane później trafiają jako korekty do najbliższej otwartej deklaracji.

Pobierz ewidencję CSV daje ewidencję OSS za kwartał: każdy dokument i każdą pozycję, także pozycje, które nie wchodzą do deklaracji, na przykład pozycje ze stawką 0%.

Cofnięcie oznaczenia złożenia

Rób to tylko wtedy, gdy deklarację oznaczono jako złożoną przez pomyłkę.

1. Otwórz złożony kwartał i kliknij Cofnij oznaczenie.
2. Potwierdź.

Kwartał wraca do deklaracji do złożenia. Dokumenty zmienione po dniu złożenia wracają do niego, zamiast trafiać do korekt w następnej deklaracji. Plik wysłany już do urzędu skarbowego się nie zmienia.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
W menu nie ma pozycji Deklaracje OSS	Firma nie ma podmiotu sprzedażowego w Polsce albo nie masz ani uprawnienia Finanse: Podgląd, ani Finanse: ustawienia.	Dodaj polski podmiot sprzedażowy albo poproś o uprawnienie.
Ten podmiot nie stosuje procedury OSS.	W ustawieniach podmiotu wyłączony jest przełącznik Rejestracja w OSS.	Kliknij Ustawienia podmiotu i ustaw procedurę OSS.
Pobierz XML jest wyszarzone	Kwartał jeszcze trwa, podmiot był poza procedurą albo deklaracja ma błędy.	Przeczytaj wiersz pod przyciskiem i uwagi.
Oznacz jako złożoną jest wyszarzone	Te same powody albo deklaracja jest już złożona.	Najpierw usuń błędy.
Uwaga, że EBC nie ogłosił jeszcze kursu	EBC publikuje kursy w dni robocze po południu.	Wróć później.
Uwaga, że EBC nie ogłasza kursu danej waluty	Dokumentów w tej walucie nie da się przeliczyć na euro.	Przygotuj deklarację dla nich poza Complaia.
Uwaga, że NIP podmiotu jest niepoprawny	Deklaracja wymaga poprawnego polskiego NIP-u.	Popraw NIP podmiotu sprzedażowego.
Uwaga, że nie wskazano, kto składa deklarację	Pole Kto składa deklarację VIU-DO jest puste.	Uzupełnij je w ustawieniach OSS podmiotu.
Uwaga z listą wcześniejszych kwartałów, które nie są oznaczone jako złożone	Zmiany dokumentów z tych kwartałów mogą trafić do niewłaściwej deklaracji.	Złóż te deklaracje albo oznacz je jako złożone, jeśli są już w urzędzie.
Uwaga, że pozycje ze stawką 0% albo z kodem nie wchodzą do deklaracji	Wiersz deklaracji wymaga dodatniej stawki.	Nic nie trzeba robić. Ewidencja CSV wymienia te pozycje.
Uwaga, że korekta jest po terminie na korekty	Korekta może trafić do deklaracji OSS tylko w ciągu trzech lat.	Rozlicz tę korektę bezpośrednio w danym państwie.
Na fakturze: Wybierz kraj dostawy: kraj UE inny niż Polska.	Procedura OSS jest włączona, ale nie ustawiono poprawnego kraju dostawy.	Wybierz kraj albo wyłącz procedurę OSS.
Na fakturze: Pozycje dokumentu OSS potrzebują stawki od 0 do 100, bez kodu zamiast stawki.	Pozycja ma kod zwolnienia albo nie ma stawki.	Wpisz stawkę w każdej pozycji.
Na fakturze: zamówienia jadą do różnych krajów albo pozycje mają dostawy w różnych kwartałach	Jeden dokument OSS obejmuje jedno miejsce i jeden kwartał.	Wystaw osobną fakturę dla każdego z nich.
Przełącznik OSS jest wyszarzony	Któryś warunek nie jest spełniony. Sekcja mówi który.	Popraw ustawienia podmiotu lub dane nabywcy albo wystaw fakturę krajową.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Otworzyć Deklaracje OSS i przeglądać deklaracje	Finanse: Podgląd albo Finanse: ustawienia
Pobrać plik XML i ewidencję CSV	Finanse: eksport albo Finanse: ustawienia
Oznaczyć deklarację jako złożoną albo cofnąć oznaczenie	Finanse: ustawienia
Zmienić ustawienia OSS podmiotu sprzedażowego	Finanse: ustawienia
Wystawić fakturę OSS	to samo, co przy każdej fakturze; zobacz Fakturowanie

Zobacz też

• Podmioty sprzedażowe — gdzie ustawia się procedurę OSS i prefiks numerów OSS
• Fakturowanie — wystawianie faktur
• VAT na fakturach — stawki i kody zwolnień w pozycjach
• Korekty i anulowanie — korekta faktury OSS
• KSeF — dlaczego dokumenty OSS tam nie trafiają