Użytkownicy

Na ekranach Użytkownicy zarządzasz osobami, które mogą logować się do firmy w Complaia. Zakładasz im konta, każdemu nadajesz rolę, włączasz i blokujesz konta oraz resetujesz hasła. Każde aktywne konto zajmuje jedno miejsce w Twoim planie.

Gdzie to znaleźć: Ustawienia → Użytkownicy → Lista użytkowników

Kiedy z tego korzystasz

• Nowy współpracownik potrzebuje dostępu.
• Ktoś dostaje inne obowiązki i potrzebuje innej roli.
• Ktoś odchodzi albo idzie na długi urlop i jego dostęp musi się skończyć.
• Ktoś zapomniał hasła.
• Chcesz sprawdzić, kiedy i z jakiego urządzenia ktoś się logował.

Najważniejsze pojęcia

• Użytkownik — konto jednej osoby. Należy do Twojej firmy i ma dokładnie jedną rolę. Rola decyduje, co ta osoba widzi i może robić. Nie ma dodatkowych uprawnień dla pojedynczej osoby.
• Typ konta — sposób logowania:
  • Konto e-mail loguje się adresem e-mail.
  • Konto bez adresu e-mail loguje się nazwą użytkownika. Jest przeznaczone dla osób bez firmowej skrzynki, na przykład w magazynie. Takie konto nie może skorzystać z opcji Nie pamiętasz hasła? na ekranie logowania. Nowe hasło ustawia mu administrator albo sama osoba zmienia je w swoim profilu.
• Aktywne / zablokowane — aktywne konto może się logować. Zablokowane nie może, ale nic z niego nie ginie.
• Miejsce — jedno aktywne konto. Liczbę miejsc wyznacza Twój plan. Zablokowanie konta od razu zwalnia jego miejsce.
• Właściciel — konto, które zarejestrowało firmę. Nie da się go zablokować ani usunąć, nikt inny nie może zmienić jego hasła, a jego roli nie można nadać nikomu innemu.
• Dane wrażliwe — adres e-mail, numer telefonu i adres użytkownika. Widzą je tylko osoby z uprawnieniem Użytkownicy: Dane wrażliwe.
• Sesja — jedno zalogowane urządzenie: przeglądarka, terminal POS (punkt obsługi; tu: terminal roboczy, nie kasa) albo aplikacja mobilna. Niektóre zmiany kończą od razu wszystkie sesje danej osoby, więc musi się ona zalogować ponownie.

Ekrany

Lista użytkowników pokazuje wszystkie konta. Kolumny to Użytkownik (imię i nazwisko), Login, Telefon, Rola, Utworzono i Zaktualizowano.

• Licznik w nagłówku pokazuje, ile masz aktywnych kont z limitu planu. Gdy wszystkie miejsca są zajęte, robi się pomarańczowy.
• Możesz wyszukiwać, sortować i filtrować według roli, daty i pola Status konta.
• Kliknij wiersz, żeby otworzyć użytkownika. Żeby otworzyć go w nowej karcie przeglądarki, przytrzymaj przy kliknięciu Ctrl (na Macu Cmd).
• Bez uprawnienia Użytkownicy: Dane wrażliwe kolumny Login i Telefon nie są widoczne.

📷 Zrzut ekranu do dodania: Lista użytkowników z licznikiem aktywnych kont w nagłówku i przyciskiem Utwórz użytkownika

Szczegóły użytkownika służą tylko do odczytu. Widać na nich:

• imię i nazwisko, login, telefon, język i opis;
• adres;
• rolę, liczbę modułów i uprawnień, które daje, typ konta i status konta;
• Zakres dostępu — wszystko, na co pozwala rola użytkownika;
• Historia logowań — tylko jeśli masz uprawnienie Użytkownicy: Historia aktywności.

Przycisk Edytuj otwiera edytor użytkownika. Widzisz go tylko z uprawnieniem Użytkownicy: Edycja.

Edytor użytkownika ma trzy zakładki:

Zakładka	Co tam robisz
Dane	Imię i nazwisko, telefon, język, opis, zdjęcie profilowe, adres, rola i przełącznik Aktywny.
Hasło	Ustawiasz nowe hasło samodzielnie albo wysyłasz użytkownikowi link do jego ustawienia. Widoczna tylko z uprawnieniem Użytkownicy: Zmiana hasła.
Moduły	Lista tylko do odczytu, pokazująca, na co pozwala rola użytkownika. Żeby to zmienić, zmień rolę.

W nagłówku są przyciski Cofnij (porzuca niezapisane zmiany), Usuń konto i Zapisz.

Nowy użytkownik to formularz zakładania konta. Zobacz Dodawanie użytkownika.

Profil to Twoje własne konto. Otwórz menu użytkownika na dole paska bocznego, a potem Profil. Zobacz Zarządzanie własnym profilem.

Typowe zadania

Dodawanie użytkownika

Potrzebujesz wolnego miejsca. Jeśli wszystkie miejsca są zajęte, Complaia pokazuje Wszystkie konta są wykorzystane i proponuje dokupienie konta albo zmianę planu. Zobacz Subskrypcja i płatności.

1. Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Nowy użytkownik albo kliknij Utwórz użytkownika na liście.
2. W polu Typ konta wybierz Konto e-mail albo Konto bez adresu e-mail.
3. Wpisz Imię i nazwisko.
4. Wypełnij pole E-mail. W koncie bez adresu e-mail zamiast niego wypełnij pole Nazwa użytkownika:
   • Nazwa użytkownika ma od 3 do 30 znaków: tylko litery od a do z i cyfry, bez spacji i polskich znaków.
   • Complaia sprawdza ją w trakcie pisania i pokazuje Nazwa użytkownika jest wolna albo Nazwa użytkownika jest zajęta.
   • Gdy jest zajęta, kliknij jedną z propozycji pod polem.
5. Ustaw hasło w polach Nowe hasło i Powtórz hasło. Musi mieć co najmniej 8 znaków, w tym wielką literę, małą literę, cyfrę i znak specjalny. Losuj tworzy losowe hasło, Pokaż je odsłania, a Kopiuj kopiuje.
6. Wybierz wartości w polach Język i Rola. Roli Właściciela nie ma na liście, bo nie można jej nikomu nadać. Obecnie lista języków w tym formularzu oferuje tylko polski. Osoba może później zmienić język w swoim profilu.
7. Opcjonalnie dodaj numer telefonu, adres, zdjęcie profilowe i krótki opis.
8. Zostaw włączony przełącznik Aktywny, jeśli osoba ma móc od razu się zalogować. Konto utworzone z wyłączonym przełącznikiem Aktywny nie zajmuje miejsca.
9. Kliknij Utwórz.

Ekran Konto utworzone pokazuje wtedy dane logowania: typ konta, login, hasło (ukryte, dopóki nie klikniesz przycisku z okiem) i imię i nazwisko użytkownika. Stąd możesz:

• kliknąć Pobierz PDF z danymi logowania, żeby dostać kartkę do przekazania tej osobie;
• kliknąć Utwórz kolejnego użytkownika, żeby dodać następne konto;
• kliknąć Wróć do listy użytkowników.

Zapisz hasło, zanim opuścisz ten ekran

Complaia nie przechowuje hasła w czytelnej postaci. Po opuszczeniu ekranu Konto utworzone nikt nie zobaczy go ponownie ani nie pobierze w PDF. Przed wyjściem Complaia prosi o potwierdzenie. Jeśli hasło przepadnie, ustaw nowe w edytorze użytkownika.

Osoba z kontem e-mail dostaje też e-mail powitalny z przyciskiem, który otwiera stronę logowania. E-mail nie zawiera hasła. Przekaż hasło tej osobie samodzielnie albo wyślij link do ustawienia hasła.

Complaia zapisuje adresy e-mail i nazwy użytkowników małymi literami. Przy logowaniu można je wpisywać wielkimi literami.

Konto dla kierowcy

Nie ma osobnej listy kierowców. Kierowca to aktywny użytkownik, którego rola obejmuje uprawnienie Kierowca: dostawa i potwierdzenie odbioru na własnych trasach. Ma je rola Kierowca, którą firma dostaje na start. Zobacz Aplikacja kierowcy.

Nazwy użytkowników są wspólne dla wszystkich firm

Nazwa użytkownika musi być niepowtarzalna wśród wszystkich klientów Complaia, nie tylko w Twojej firmie. Krótkie, popularne nazwy często są zajęte. Pomaga przedrostek firmy, na przykład acme01, acme02.

Zmiana danych albo roli użytkownika

1. Otwórz użytkownika z listy i kliknij Edytuj.
2. Na zakładce Dane zmień to, czego potrzebujesz. Żeby zmienić rolę, wybierz inną w polu Rola. Wymaga to uprawnienia Użytkownicy: Zmiana roli.
3. Kliknij Zapisz.

Przy zmianie roli Complaia prosi o potwierdzenie i pokazuje starą i nową rolę. Nowy dostęp działa od razu. Osoba nie musi logować się ponownie.

Cofnij porzuca niezapisane zmiany. Jeśli jest co stracić, Complaia najpierw zapyta.

Adresu e-mail i nazwy użytkownika nie da się zmienić po utworzeniu konta. Jeśli ktoś potrzebuje innego loginu, załóż mu nowe konto.

Blokowanie i odblokowywanie użytkownika

Zablokowanie to zwykły sposób na zakończenie czyjegoś dostępu. Potrzebujesz uprawnienia Użytkownicy: Aktywacja.

1. Otwórz użytkownika i kliknij Edytuj.
2. Na zakładce Dane wyłącz przełącznik Aktywny. Tekst obok przełącznika zmieni się z Może się logować na Zablokowany.
3. Kliknij Zapisz i potwierdź.

Co się dzieje:

• Wszystkie sesje tej osoby od razu się kończą: w przeglądarce, na terminalach POS i w aplikacji mobilnej.
• Jej miejsce się zwalnia.
• Jej imię i nazwisko zostaje przy wszystkim, co zrobiła.

Żeby przywrócić dostęp, włącz z powrotem przełącznik Aktywny i kliknij Zapisz. Zajmie to wolne miejsce. Jeśli wszystkie miejsca są zajęte, najpierw zablokuj inne konto albo dokup miejsce.

Zaraz po zablokowaniu konta trzeba chwilę odczekać, zanim da się je odblokować. Komunikat podaje, ile sekund zostało.

Resetowanie hasła

Żeby widzieć zakładkę Hasło, potrzebujesz uprawnienia Użytkownicy: Zmiana hasła.

Ustawienie hasła samodzielnie

1. Otwórz użytkownika, kliknij Edytuj i przejdź na zakładkę Hasło.
2. W sekcji Ustaw ręcznie wypełnij pola Nowe hasło i Powtórz hasło.
3. Kliknij Zapisz i potwierdź.

Stare hasło przestaje działać, a wszystkie sesje tej osoby od razu się kończą. Po zapisaniu nowe hasło nie jest nigdzie pokazywane. Przekaż je tej osobie samodzielnie.

Ustawienie hasła przez użytkownika (tylko konta e-mail)

1. Na tej samej zakładce znajdź Wyślij link do ustawienia hasła i sprawdź pole Adresat.
2. Kliknij Wyślij i potwierdź. Nie musisz klikać Zapisz.

Użytkownik dostaje e-mail z linkiem ważnym przez 15 minut. Dotychczasowe hasło działa, dopóki nie ustawi nowego.

Sprawdzanie logowań użytkownika

Potrzebujesz uprawnienia Użytkownicy: Historia aktywności.

1. Otwórz użytkownika z listy.
2. Przejdź do panelu Historia logowań.

Panel wymienia wszystkie próby logowania, od najnowszej, pogrupowane według dni. Każdy wpis pokazuje:

• godzinę;
• Zalogowano albo Nieudana próba, z przyczyną nieudanej próby;
• urządzenie i przeglądarkę;
• adres IP.

Starsze wpisy doładowują się podczas przewijania. Odśwież wczytuje listę ponownie.

Usuwanie użytkownika

Zwykle wystarczy zablokowanie. Usuń konto tylko wtedy, gdy ma zniknąć z list, na przykład konto utworzone przez pomyłkę. Potrzebujesz uprawnienia Użytkownicy: Usuwanie.

1. Otwórz użytkownika i kliknij Edytuj.
2. Kliknij Usuń konto i potwierdź.

Konto znika z Complaia, a osoba zostaje wylogowana. Jej imię i nazwisko zostaje w logach i historii. Jeśli konto było aktywne, jego miejsce się zwalnia. Tego samego adresu e-mail można później użyć dla nowego konta.

Zarządzanie własnym profilem

Otwórz menu użytkownika na dole paska bocznego i wybierz Profil. Może to zrobić każdy, bez żadnego uprawnienia. Profil ma cztery zakładki.

Profil — Twoje dane i zdjęcie:

1. Kliknij Edytuj profil.
2. Zmień imię i nazwisko, telefon, Język albo adres. Język wybrany tutaj to język Twoich ekranów.
3. Kliknij Zapisz zmiany.

Zdjęciem zarządzasz przyciskami na nim: Dodaj zdjęcie albo Zmień zdjęcie oraz Usuń zdjęcie. Nowe zdjęcie zapisuje się od razu po wybraniu.

Hasło — Twoje hasło:

1. Wpisz Obecne hasło, Nowe hasło i Powtórz nowe hasło.
2. Kliknij Zmień hasło.

Wszystkie sesje Twojego konta się kończą, na każdym urządzeniu, także na tym. Zaloguj się ponownie nowym hasłem.

Jeśli nie pamiętasz obecnego hasła, kliknij Nie pamiętasz hasła? obok pola Obecne hasło:

• Z uprawnieniem Użytkownicy: Edycja Complaia proponuje wysłanie linku do ustawienia hasła na Twój własny adres e-mail. Link jest ważny przez 15 minut.
• Bez niego Complaia wyjaśnia, co zrobić: wylogować się i użyć opcji Nie pamiętasz hasła? na ekranie logowania albo poprosić administratora o wysłanie linku.

Uprawnienia — na co pozwala ci Twoja rola.

Historia logowań — Twoje własne próby logowania. Zajrzyj tu, jeśli podejrzewasz, że ktoś inny próbował użyć Twojego konta.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Wszystkie konta są wykorzystane albo komunikat Wszystkie stanowiska są zajęte	Każde miejsce w Twoim planie zajmuje aktywne konto.	Zablokuj konto, którego już nie potrzebujesz, albo dokup miejsca. Zobacz Subskrypcja i płatności.
Konto wyłączono przed chwilą. Ponowne włączenie będzie możliwe za … s.	Po zablokowaniu konta trzeba chwilę odczekać.	Odczekaj podaną liczbę sekund i zapisz ponownie.
Przełącznik Aktywny jest wyszarzony, a notka mówi, że trwa korekta miejsc	Masz więcej aktywnych kont, niż pozwala plan, a nikt jeszcze nie wybrał, kto zostaje aktywny.	Poproś Właściciela albo osobę zarządzającą subskrypcją o dokończenie korekty miejsc.
Ten adres e-mail jest już używany przez inne konto w tej firmie. Podaj inny adres.	Ten adres ma inne konto w Twojej firmie.	Użyj innego adresu albo najpierw usuń stare konto.
Nazwa użytkownika jest zajęta	Ktoś, być może w innej firmie, już jej używa.	Kliknij jedną z propozycji albo dodaj przedrostek firmy.
Lista Rola jest wyszarzona z notką Nie możesz zmienić własnej roli. Może to zrobić inny administrator.	Nikt nie może zmienić własnej roli.	Poproś inną osobę z uprawnieniem Użytkownicy: Zmiana roli.
Przełącznik Aktywny jest wyszarzony z notką Nie możesz dezaktywować własnego konta.	Nikt nie może zablokować samego siebie.	Poproś innego administratora.
Przełącznik Aktywny jest wyszarzony na koncie Właściciela	Konto Właściciela jest chronione i zawsze pozostaje aktywne.	Nic nie trzeba robić.
Hasło właściciela jest chronione na zakładce Hasło	Hasło Właściciela może zmienić tylko on sam, w swoim profilu.	Właściciel otwiera Profil → Hasło.
To konto nie ma adresu e-mail, więc nie można wysłać linku.	Konto loguje się nazwą użytkownika.	Ustaw hasło samodzielnie i przekaż je tej osobie, na przykład w PDF z danymi logowania.
To konto jest nieaktywne. Aktywuj je, zanim wyślesz link do ustawienia hasła.	Link można wysłać tylko do aktywnego konta.	Najpierw włącz przełącznik Aktywny.
Brakuje kolumn Login i Telefon	Nie masz uprawnienia Użytkownicy: Dane wrażliwe.	Poproś o dodanie go do Twojej roli.
Nie ma zakładki Hasło	Nie masz uprawnienia Użytkownicy: Zmiana hasła.	Poproś o dodanie go do Twojej roli.
Na stronie użytkownika nie ma przycisku Edytuj	Nie masz uprawnienia Użytkownicy: Edycja.	Poproś o dodanie go do Twojej roli.
Hasło z ekranu Konto utworzone przepadło	Complaia nie może pokazać go ponownie.	Otwórz użytkownika, przejdź na zakładkę Hasło i ustaw nowe.

Uprawnienia

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć listę użytkowników	Użytkownicy: Lista
Otworzyć szczegóły użytkownika	Użytkownicy: Szczegóły
Utworzyć użytkownika	Użytkownicy: Tworzenie
Edytować dane użytkownika	Użytkownicy: Edycja
Zmienić rolę użytkownika	Użytkownicy: Zmiana roli
Zablokować albo odblokować konto	Użytkownicy: Aktywacja
Ustawić hasło innemu użytkownikowi albo wysłać mu link do ustawienia hasła	Użytkownicy: Zmiana hasła
Widzieć adresy e-mail, numery telefonów i adresy	Użytkownicy: Dane wrażliwe
Widzieć historię logowań użytkownika	Użytkownicy: Historia aktywności
Usunąć użytkownika	Użytkownicy: Usuwanie
Wysłać sobie z profilu link do ustawienia hasła	Użytkownicy: Edycja

Własny profil, własne hasło i własna historia logowań nie wymagają żadnego uprawnienia.

Niektórych rzeczy nie da się zrobić bez względu na uprawnienia:

• Roli Właściciela nie można nikomu nadać.
• Głównego Właściciela nie da się usunąć ani zablokować i nie można zmienić jego roli. Żeby zmienić właściciela, skontaktuj się ze wsparciem Complaia.
• Tylko główny Właściciel może usunąć konto z rolą Właściciela albo przenieść je do innej roli.
• Nikt nie może zmienić własnej roli, zablokować siebie ani usunąć siebie.

Zobacz też

• Role i uprawnienia — na co pozwala każda rola
• Subskrypcja i płatności — miejsca i limity planu
• Dziennik zdarzeń — kto co zmienił, także w użytkownikach
• Dane firmy — rekord samej firmy
• Aplikacja kierowcy — czego potrzebuje konto kierowcy