Zlecenia logistyczne

Zlecenie logistyczne to zapis o towarze, który jedzie z jednego miejsca do drugiego. Mówi, dla kogo jest towar, co jest w paczkach, jak jedzie przesyłka i gdzie teraz jest. Zlecenie tworzysz z zamówienia albo samodzielnie. Od tej chwili trzyma ono etykietę, numer śledzenia, status i dowód, że towar dotarł.

Gdzie to znaleźć: Logistyka → Zlecenia logistyczne → Lista zleceń logistycznych i Logistyka → Zlecenia logistyczne → Nowe zlecenie logistyczne.

Kiedy z tego korzystasz

• Wysyłasz zamówienie własnym pojazdem, podłączonym kurierem (InPost, DHL, DPD albo FedEx), innym przewoźnikiem albo klient odbiera je u Ciebie.
• Wysyłasz coś, do czego nie ma zamówienia, na przykład próbkę albo część zamienną.
• Drukujesz etykietę przewoźnika, sprawdzasz numer śledzenia albo wysyłasz klientowi link do śledzenia.
• Zamawiasz kuriera po paczki nadane dzisiaj.
• Sprawdzasz, gdzie jest dostawa i dlaczego przewoźnik jej nie przyjął, albo ręcznie zamykasz zlecenie.

Najważniejsze pojęcia

• Zlecenie logistyczne — jeden transport z własnym numerem, na przykład SHP-0042. Complaia nadaje numer przy zapisie. Nie możesz go wpisać ani zmienić. Zobacz zlecenie logistyczne w słowniku pojęć.
• Metoda dostawy — sposób, w jaki jedzie przesyłka. Są cztery rodzaje, porównane niżej.
• Zapis może oznaczać nadanie. Przy podłączonym kurierze zapis zlecenia od razu wysyła je do kuriera i tworzy płatną etykietę. Nie ma osobnego przycisku wysyłki. Przycisk zapisu ma wtedy napis Utwórz i nadaj. Przy pozostałych metodach zapis tylko tworzy zlecenie.
• Towary i paczki — towary to pozycje zlecenia. Każda pozycja ma jedną albo więcej paczek, czyli pudeł, które fizycznie wysyłasz. Jedna paczka to jedno pudło i jedna strona etykiety przewoźnika.
• Zlecenie z zamówienia albo samodzielne — zlecenie z zamówienia bierze z niego odbiorcę, towary, koszt dostawy i pobranie. Tych wartości nie zmienisz w zleceniu. Zlecenie samodzielne wypełniasz od zera. Zlecenie samodzielne z towarem z Twojego katalogu przechodzi przez magazyn tak jak zamówienie: pojawia się na listach rezerwacji towaru i pakowania.
• Kontrahent — osoba albo firma, na którą jest zlecenie. Wybierasz ją ze swoich podmiotów albo wpisujesz jej dane tylko w tym zleceniu.
• Miejsce nadania — adres, z którego wyjeżdża towar. Przy kurierze ten adres trafia na etykietę i tam kurier przyjeżdża po paczki.
• Zwrot — zlecenie, które wraca do Ciebie. Twój kierowca odbiera towar od klienta i przywozi go do Twojego magazynu. Zwrot powstaje z reklamacji albo zwrotu, a nie przez Nowe zlecenie logistyczne. Ma plakietkę Zwrot.
• Link do śledzenia dla klienta — każde zlecenie ma publiczną stronę, którą klient otworzy bez logowania. Zobacz Dostawy i śledzenie przesyłek.

Metody dostawy

Metoda	Co robi zapis	Co wypełniasz	Kto zmienia status
Transport własny	Tworzy zlecenie. Czeka ono, aż dyspozytor doda je do trasy. Complaia nadaje numer przesyłki zaczynający się od CMPL-.	Adres dostawy, opcjonalnie miejsce nadania, planowany odbiór i planowaną dostawę	Trasa: skany przy załadunku i dostawie
Podłączony kurier: InPost, DHL, DPD albo FedEx	Wysyła zlecenie do kuriera i tworzy płatną etykietę	Usługę, adres dostawy albo punkt odbioru, dane kontaktowe odbiorcy oraz wagę i wymiary każdej paczki. Pytania zależą od usługi	Kurier
Inny przewoźnik	Tylko tworzy zlecenie. Nic nie jest nigdzie wysyłane	Przewoźnika z Twojej listy przewoźników. Opcjonalnie nazwę usługi u przewoźnika, numer listu przewozowego i odnośnik do śledzenia, które dostajesz od przewoźnika	Ty, ręcznie
Odbiór osobisty	Tylko tworzy zlecenie	Magazyn, do którego przyjdzie klient. Nie ma adresu dostawy ani kosztu dostawy	Ty, ręcznie albo przyciskiem Wydaj klientowi

Kurier pojawia się jako metoda dopiero po podłączeniu. Zobacz Konektory. Każde podłączone konto to osobna karta. Konto testowe ma na karcie odpowiednie oznaczenie.

Kurierzy różnią się możliwościami:

• Tylko InPost dostarcza do paczkomatów.
• DPD nie pozwala anulować etykiety z Complaia. Paczka DPD, której nie przekażesz kurierowi, nigdzie nie jedzie i nie jest rozliczana.
• InPost dostarcza tylko w Polsce. DPD i FedEx inkasują pobranie tylko w Polsce.

Statusy

Status	Znaczenie
Oczekujące	Utworzone. Nic się jeszcze nie wydarzyło. Zlecenie transportem własnym, które nie jest na żadnej trasie, czeka w puli planowania
Zaplanowane	Dodane do trasy
W realizacji	Załadowane i w drodze albo w podróży z kurierem
Dostarczone	Przekazane. To status końcowy: zlecenie jest zamknięte
Niedostarczone	Próba dostawy się nie udała. Zlecenie transportem własnym wraca do puli planowania i czeka na kolejną trasę
Anulowane	Odwołane. To status końcowy: anulowanego zlecenia nie przywraca się. Utwórz nowe

W zwrocie status Dostarczone nazywa się Przyjęte, a status Niedostarczone nazywa się Nieodebrane.

Gdy zlecenie z pobraniem zostanie dostarczone, kwota zapisuje się jako wpłata w jego zamówieniu.

Ekrany

Lista zleceń logistycznych

Lista ma jeden wiersz na zlecenie, od najnowszych. Kliknij wiersz, aby otworzyć zlecenie.

Kolumna	Co pokazuje
Numer zlecenia	Numer zlecenia. Plakietka Zwrot obok oznacza zlecenie, które wraca do Ciebie
Klient	Dla kogo jest zlecenie
Miejsce odbioru	Miejsce nadania: magazyn, podmiot albo adres
Miejsce dostawy	Adres dostawy albo punkt odbioru, gdy przesyłka jedzie do paczkomatu
Metoda dostawy	Metodę, a przy kurierze także usługę. Przy innym przewoźniku jego nazwę
Status	Jeden ze statusów
Trasa	Numer trasy albo Brak trasy
Data realizacji	Planowaną dostawę. Gdy jej nie ma, planowany odbiór
Utworzono	Kiedy zlecenie powstało

Filtry zawężają listę według numeru, klienta i pól Metoda dostawy, Status, Data realizacji albo Utworzono. W nagłówku są Odśwież i Nowe zlecenie logistyczne. Jeśli wysyłasz przez DPD, w nagłówku jest też przycisk protokołu przekazania. Ta lista nie ma akcji zbiorczych. Każde zlecenie obsługujesz na jego własnej stronie.

📷 Zrzut ekranu do dodania: lista zleceń logistycznych z przesyłką do paczkomatu, zleceniem transportem własnym na trasie i zwrotem z plakietką „Zwrot”.

Nowe zlecenie logistyczne

Nowe zlecenie logistyczne to formularz w pięciu krokach: Transport, Adresy, Towary, Płatność i Podsumowanie.

• Krok otwiera się dopiero wtedy, gdy kroki przed nim są kompletne.
• Pasek na dole ekranu wymienia, czego jeszcze brakuje, w postaci krótkich poleceń. Na przykład: Wybierz usługę przewoźnika.
• Gdy dwa Twoje wybory sobie przeczą, nad krokami pojawia się czerwony komunikat Sprzeczne ustawienia zlecenia. Widać go na każdym kroku. Jego przycisk przenosi Cię do kroku, w którym usuniesz przyczynę. Na przykład zmieniasz kraj dostawy w kroku Adresy, a kurier nie inkasuje pobrania w tym kraju.
• Wyczyść w nagłówku opróżnia cały formularz. Jeśli w formularzu coś już jest, Complaia najpierw pyta o zgodę.

Jak wypełnić każdy krok, opisuje zadanie Tworzenie zlecenia samodzielnego.

📷 Zrzut ekranu do dodania: nowe zlecenie logistyczne, krok „Transport”, z kartami metod, wybraną usługą i przełącznikiem „Pobranie”.

Strona zlecenia

Nagłówek pokazuje numer zlecenia oraz przyciski Odśwież i Edytuj. Przy odbiorze osobistym jest tam też Wydaj klientowi.

Komunikaty u góry mówią, co wymaga uwagi:

• Przewoźnik odmówił nadania — z powodem podanym przez kuriera i przyciskiem Popraw transport;
• Zamówienie anulowane, przesyłka w drodze — zamówienie anulowano po załadunku albo nadaniu towaru. Nic nie zmienia się samo. Zdecyduj, czy zatrzymać przesyłkę, odebrać towar czy anulować etykietę;
• Pudła nie zeszły ze stanu — zlecenie jest dostarczone, ale część jego pudeł wciąż jest na stanie magazynu. Przycisk otwiera listę pudeł do wyjaśnienia na ekranie Wydanie przesyłek;
• Uwagi z chwili nadania — ostrzeżenia znane w chwili nadania, na przykład że towar może nie zmieścić się w skrytce paczkomatu;
• Zwrot — towar wraca do Ciebie;
• informacja, że to zlecenie obejmuje towar, który został z wcześniejszego zlecenia po nieudanej dostawie, z przyciskiem Otwórz zlecenie źródłowe;
• brakujące dane kontaktowe odbiorcy, których wymaga usługa, z przyciskiem Uzupełnij kontakt.

Strona ma trzy zakładki: Przegląd, Towary i Dokumenty.

Przegląd ma cztery sekcje:

• Transport:
  • przewoźnik i usługa, z własnym statusem kuriera i godziną jego odczytu;
  • Numer listu przewozowego, z ikonami do skopiowania numeru, otwarcia etykiety i otwarcia strony śledzenia u przewoźnika;
  • Śledzenie dla klienta: link do publicznej strony śledzenia, z ikonami do skopiowania i otwarcia;
  • przy kurierze: Odśwież status u przewoźnika i Anuluj u przewoźnika w nagłówku sekcji.
• Adresy i kontakt:
  • Nadawca i Odbiorca. W zwrocie te pola nazywają się Zwrot od i Zwrot do;
  • Punkt odbioru, gdy przesyłka jedzie do punktu;
  • Kontrahent, powiązane Zamówienia, Trasa i Planowane terminy. Kliknij zamówienie albo trasę, aby je otworzyć;
  • Uwagi wewnętrzne.
• Płatność:
  • Dostawa brutto — ile klient płaci ci za dostawę;
  • Cena przewoźnika — ile policzył kurier, jeśli podał cenę;
  • Pobranie. Gdy zlecenie obejmuje kilka zamówień, Pobranie wg zamówień podaje kwotę każdego z nich;
  • ostrzeżenie, gdy kurier nie zainkasuje pobrania dla któregoś zamówienia.
• Powiadomienia — każda wiadomość wysłana klientowi w sprawie tego zlecenia i przycisk Wyślij powiadomienie.

Towary pokazuje każdą pozycję ze zdjęciem, kodem i paczkami oraz sumy: towary, paczki, waga i objętość.

Dokumenty wymienia etykietę przewoźnika, dowód dostarczenia i dołączone pliki, każdy z przyciskiem Otwórz. Nie ma tu CMR (międzynarodowego listu przewozowego). Drukuje się go dla całej trasy, zobacz Planowanie tras.

Po prawej stronie, a na wąskim ekranie nad zakładkami:

• Podjazd kuriera — przy nadanych przesyłkach kurierskich, po które przyjeżdża kurier. Zobacz Zamawianie podjazdu kuriera.
• Status — statusy po kolei, z zaznaczonym bieżącym. Zobacz Ręczna zmiana statusu.

📷 Zrzut ekranu do dodania: strona nadanej przesyłki kurierskiej: sekcja „Transport” z numerem listu przewozowego, karta „Podjazd kuriera” i karta „Status”.

Typowe zadania

Tworzenie zlecenia z zamówienia

Zanim zaczniesz

Potrzebujesz uprawnienia Zamówienia: Edycja. Aby wysłać kurierem, kurier musi być podłączony.

1. Otwórz zamówienie i przejdź do zakładki Przesyłki. Kliknij tam Utwórz zlecenie logistyczne. Otworzy się okno z krokami, których wymaga wybrana metoda. Licznik kroków u góry pokazuje, gdzie jesteś.
2. Pozycje — zaznacz, co jedzie w tym zleceniu, i ustaw ilość każdej pozycji.
   • Wszystko, czego jeszcze nie wysłano, jest zaznaczone z góry. Kolumna Do wysłania pokazuje, ile zostało.
   • Wszystkie i Wyczyść szybko zmieniają zaznaczenie.
   • Aby wysłać zamówienie w częściach, zostaw część pozycji na późniejsze zlecenie.
3. Transport — wybierz Transport własny, podłączonego kuriera, Inny przewoźnik albo Odbiór osobisty.
   • Opcjonalnie wpisz Koszt transportu (Netto, stawka VAT, Brutto). Dolicza się on do kosztu dostawy w zamówieniu.
   • Sprawdź, skąd wyjeżdża towar. Okno pokazuje, w których magazynach jest towar z tego zamówienia.
4. Kliknij Dalej i odpowiedz na pytania metody:
   • przy innym przewoźniku: Przewoźnik;
   • przy kurierze: Usługa, a potem, zależnie od usługi, Gabaryt, Punkt odbioru i Paczki.
   • W kroku Paczki wymiary i wagi pochodzą z danych produktu. Możesz je poprawić dla tego zlecenia. Każda paczka musi mieć wagę i wymiary, zanim przesyłkę będzie można nadać.
5. Przy kurierze zaznacz w ostatnim kroku pole potwierdzające, że powstanie płatna etykieta.
6. Kliknij na dole okna Utwórz zlecenie. Przy kurierze przycisk ma napis Utwórz i nadaj. Zlecenie powstaje i zostaje powiązane z zamówieniem. Przy kurierze od razu jest też nadawane.

Odbiorca, adres dostawy i pobranie pochodzą z zamówienia:

• Jeśli zamówienie jest za pobraniem, zlecenie też, na kwotę, która w zamówieniu pozostaje do zapłaty. Przy wysyłce częściowej jest to część przypadająca na pozycje z tego zlecenia.
• Jeśli zamówienie jest już w całości opłacone, zlecenie nie ma pobrania.
• Jeśli klient wybrał w Twoim sklepie punkt odbioru, dostarczyć tam może tylko kurier obsługujący punkty odbioru. Aby dostarczyć inaczej, kliknij Usuń punkt z zamówienia.

Aby zmienić te wartości, zmień zamówienie. Zobacz Realizacja i wysyłka.

Tworzenie zlecenia samodzielnego

Otwórz Logistyka → Zlecenia logistyczne → Nowe zlecenie logistyczne.

Krok 1: Transport

1. W polu Metoda kliknij, jak jedzie przesyłka.
2. Odpowiedz na pytania, które pojawią się niżej. Każde pytanie z odpowiedzią zwija się i pokazuje Zmień:
   • Przewoźnik — przy metodzie Inny przewoźnik. Wybierz go ze swojej listy przewoźników. Jeśli przewoźnika brakuje, a Twoja rola może zarządzać przewoźnikami, odnośnik Nie ma tego przewoźnika? Otwórz „Przewoźnicy”, aby go dodać na dole listy przeniesie Cię do tej listy.
   • Usługa — przy kurierze. Domyślna usługa z ustawień integracji jest wybrana za Ciebie, jeśli pasuje do kierunku. Gdy kraj dostawy jest już znany, lista pokazuje tylko usługi na ten kierunek.
   • Gabaryt — przy paczkomacie i niektórych usługach kurierskich.
   • Punkt odbioru — przy paczkomacie. Wpisz Kod punktu i kliknij Znajdź albo kliknij paczkomat na mapie.
3. Przy metodzie Inny przewoźnik możesz też wypełnić pola Usługa u przewoźnika, Numer listu przewozowego i Odnośnik do śledzenia. Numer listu przewozowego widać na stronie śledzenia dla klienta i trafia on do serwisu sprzedażowego, z którego przyszło zamówienie.
4. Włącz Pobranie, jeśli odbiorca płaci przy drzwiach. Kwotę sprawdzasz w ostatnim kroku.
5. Jeśli pojawi się pole Kwota ubezpieczenia, wypełnij je. Zobacz Dodawanie pobrania.

Jeśli później zmienisz metodę, Complaia poprosi o potwierdzenie i powie, co wyczyści. Usługa, gabaryt i punkt odbioru są czyszczone zawsze. Adres dostawy i kontakt odbiorcy zostają, gdy obie metody dostarczają pod adres. Towary i płatność zostają zawsze.

Krok 2: Adresy

1. Kontrahent — wybierz, dla kogo jest zlecenie.
   • Jeśli nie ma go wśród Twoich podmiotów i nie chcesz go dodawać, kliknij Wpisz ręcznie.
   • Wybierz Typ (Firma albo Osoba prywatna), wpisz nazwę i opcjonalnie NIP. Te dane zapisują się tylko w tym zleceniu. Wybierz z listy wraca do listy.
2. Odbiór — miejsce nadania. Nad polami wybierz, skąd pochodzi adres: Z magazynu, Od kontrahenta, Z konta przewoźnika albo Ręcznie. Widzisz tylko źródła, które mają zastosowanie.
   • Adres idzie za źródłem. Wpisać go możesz tylko przy źródle Ręcznie.
   • Przy źródle Z magazynu wybierz Magazyn odbioru. Magazynów bez pełnego adresu nie ma na liście. Wymienia je osobna informacja.
   • Przy kurierze adres trafia na etykietę i tam przyjeżdża kurier. Kurier potrzebuje pełnego adresu, łącznie z numerem budynku.
   • Przy metodzie Odbiór osobisty ta sekcja nazywa się Miejsce odbioru i wybierasz w niej tylko magazyn, do którego przyjdzie klient.
3. Dostawa — opcjonalnie wybierz podmiot w polu Klient dostawy, aby wziąć adres z jego danych. Zostaw to pole puste, gdy towar jedzie do kontrahenta. Możesz też wpisać ulicę, kod pocztowy, miasto i kraj. Przy paczkomacie ta sekcja pokazuje wybrany punkt odbioru.
4. Kontakt odbiorcy — E-mail odbiorcy, Telefon odbiorcy i Osoba kontaktowa. Pola, których wymaga wybrana usługa, są oznaczone jako wymagane. Przy paczkomacie kurier wysyła na te dane kod odbioru.
5. Terminy — Planowany odbiór i Planowana dostawa. Te pola są tylko przy transporcie własnym, innym przewoźniku i odbiorze osobistym. Kurier ustala własne terminy.

Krok 3: Towary

1. Wyszukaj produkt w polu Dodaj towar z katalogu i kliknij go. Dla pozycji, której nie ma w katalogu, kliknij Towar niestandardowy i wpisz jej nazwę.
2. Ustaw ilość. Przy produkcie z katalogu paczki wypełniają się z jego danych o paczkach.
3. Kliknij Edytuj paczki pod pozycją. Sprawdź długość, szerokość, wysokość i wagę każdej paczki. Większość usług kurierskich wymaga wszystkich czterech wartości dla każdej paczki. Pozycja z brakami jest oznaczona.
4. Dodaj, skopiuj albo usuń paczki tak, aby odpowiadały pudłom, które wysyłasz.
5. Przy DHL zaznacz Paczka niestandardowa przy paczce o nietypowym kształcie albo z bardzo długim bokiem. Podpowiedź obok pola wymienia te przypadki. DHL dolicza za taką paczkę opłatę.

Sumy pod listą pokazują towary, paczki, wagę, objętość i wartość towaru. Ostrzeżenia obok sum mówią, gdy usługa przyjmuje mniej paczek albo lżejsze paczki, niż wpisano. Przy paczkomacie w ogóle nie wpisujesz paczek. Wszystko jedzie jako jedna paczka w wybranym gabarycie skrytki.

Krok 4: Płatność

1. W polu Waluta wybierz walutę zlecenia. Dotyczy ona wartości towaru i kosztu dostawy.
2. Opcjonalnie wpisz, ile klient płaci za dostawę: Stawka VAT, a potem Dostawa netto albo Dostawa brutto. Stawka VAT wypełnia się Twoją domyślną stawką. Dostawa netto działa tylko wtedy, gdy stawka VAT jest wpisana.

Przy metodzie Odbiór osobisty nie ma kosztu dostawy, więc w tym kroku nie ma czego wypełniać.

Krok 5: Podsumowanie

1. Przeczytaj grupy Transport, Adresy i Towary. Kliknij Zmień przy grupie, aby do niej wrócić.
2. Przy pobraniu sprawdź pole Do pobrania od odbiorcy. Zobacz Dodawanie pobrania.
3. W sekcji Dokumenty i uwagi dołącz pliki i w razie potrzeby dodaj Uwagi wewnętrzne. Zobacz Dołączanie dokumentów.
4. Przeczytaj komunikat nad przyciskiem. Mówi on, czy zapis tylko utworzy zlecenie, czy też wyśle je do kuriera.
5. Kliknij Utwórz albo Utwórz i nadaj. Complaia może najpierw poprosić o potwierdzenie:
   • przy pobraniu: Czy kwota pobrania się zgadza? Sprawdź kwotę i kliknij Kwota się zgadza;
   • gdy miejscem nadania jest inny magazyn niż ten, w którym towar jest na stanie: Nadać z innego magazynu niż towar?;
   • przy kurierze i otwartych ostrzeżeniach: Nadać mimo ostrzeżeń? Okno wymienia, co może pójść źle. Kliknij Nadaj mimo to, aby kontynuować.

Otworzy się strona nowego zlecenia. Jeśli kurier odmówił nadania, zlecenie i tak jest zapisane. Czerwony komunikat podaje powód. Zobacz Gdy coś nie działa.

Wysyłka do paczkomatu

1. W polu Metoda wybierz swoje konto InPost, a potem usługę paczkomatową.
2. Wybierz Gabaryt. Każda karta pokazuje rozmiar skrytki i jej limit wagi.
3. Wybierz Punkt odbioru: wpisz Kod punktu i kliknij Znajdź albo kliknij paczkomat na mapie.
4. W kroku Adresy wypełnij E-mail odbiorcy i Telefon odbiorcy. InPost wysyła tam kod odbioru i bez tych danych nie przyjmie przesyłki.
5. Dodaj towary i dokończ jak zwykle.

Jeśli towar jest większy albo cięższy niż skrytka, Complaia ostrzega, ale pozwala nadać. InPost dostaje tylko gabaryt skrytki, więc ryzyko, że paczka się nie zmieści, jest po Twojej stronie.

Przesyłka do paczkomatu nie ma podjazdu kuriera. Zanieś paczkę do paczkomatu albo do punktu InPost we własnym zakresie.

Dodawanie pobrania

Pobranie oznacza, że kierowca albo kurier odbiera pieniądze od odbiorcy przy drzwiach.

• W zleceniu z zamówienia nie ustawiasz go. Idzie za zamówieniem: kwota to to, co pozostaje do zapłaty. Przy wysyłce częściowej jest to część przypadająca na wysyłane pozycje.
• W zleceniu samodzielnym włącz Pobranie w kroku Transport i sprawdź kwotę w kroku Podsumowanie.

Jak liczona jest kwota:

1. Complaia sumuje wartość brutto towaru i koszt dostawy. Wiersz pod kwotą mówi, jak ją policzono.
2. Aby wpisać inną kwotę, kliknij Popraw, wpisz kwotę i kliknij Gotowe.
3. Aby wrócić do wyliczonej kwoty, kliknij Przelicz w wierszu pod kwotą.
4. Jeśli Complaia nie może policzyć kwoty, na przykład dlatego, że towar niestandardowy nie ma ceny, wiersz podaje przyczynę. Wpisz kwotę samodzielnie.

Przed zapisem Complaia zawsze pokazuje kwotę i prosi o jej potwierdzenie. Błędną kwotę trudno potem poprawić: kurier pobiera dokładnie tę kwotę, a zapisuje się ona jako wpłata w zamówieniu.

Kto decyduje o walucie:

Metoda	Waluta kwoty
Transport własny, Inny przewoźnik, Odbiór osobisty	Wybierasz ją Ty: Waluta pobrania w podsumowaniu
InPost	PLN
DHL	DHL decyduje dla usługi i kraju dostawy. Na przykład EUR do Niemiec. Na niektórych kierunkach DHL w ogóle nie oferuje pobrania
DPD, FedEx	PLN, tylko dla przesyłek w Polsce

Kwota zawsze jest pokazywana z walutą. Gdy waluta pochodzi od kuriera, wyjaśnia to osobny wiersz. Walutę kuriera znasz dopiero po wpisaniu kraju dostawy w kroku Adresy. Jeśli kwota była już wpisana, a potem waluta się zmieniła, pojawi się ostrzeżenie z przyciskiem Wyczyść kwotę.

Kwota ubezpieczenia przy przesyłkach zagranicznych

Dla niektórych krajów docelowych Complaia nie potrafi sama wyliczyć wartości ubezpieczenia paczki. Wtedy w kroku Transport, obok przełącznika Pobranie, pojawia się wymagane pole Kwota ubezpieczenia z wierszem wyjaśniającym dlaczego. Pole może pojawić się dopiero po wpisaniu kraju dostawy. Dlatego po wpisaniu adresu zagranicznego wróć do kroku Transport i sprawdź. Wpisz wartość paczki w walucie podanej w etykiecie pola.

Drukowanie etykiety i śledzenie przesyłki

1. Otwórz zlecenie. W sekcji Transport, obok pola Numer listu przewozowego, kliknij ikonę, która otwiera etykietę. Etykieta to jeden plik PDF (Portable Document Format) z jedną stroną na każdą paczkę. Jest też przechowywana w zakładce Dokumenty.
2. Jeśli numeru listu przewozowego jeszcze nie ma, poczekaj kilka minut i kliknij Odśwież status u przewoźnika. Niektórzy kurierzy nadają numer chwilę po nadaniu.
3. Ikona obok etykiety otwiera stronę śledzenia u kuriera. Śledzenie dla klienta daje ci link Complaia do śledzenia, przeznaczony dla klienta.

Complaia sprawdza też raz dziennie u kuriera każdą otwartą przesyłkę kurierską. Godzinę ustawiasz w regułach automatyzacji integracji kurierskiej. Complaia przestaje sprawdzać, gdy kurier zgłosi przesyłkę jako doręczoną, zwróconą albo anulowaną, albo 30 dni po nadaniu.

Complaia zapisuje też numer kuriera dla każdej paczki, wydrukowany pod każdym kodem kreskowym etykiety. Dzięki temu magazyn może zeskanować etykietę kuriera na ekranie Wydanie przesyłek.

Zamawianie podjazdu kuriera

Podjazd to jedna wizyta kuriera po wszystkie nadane paczki jednego konta kurierskiego, a nie po jedno zlecenie.

1. Otwórz dowolne nadane zlecenie tego kuriera. Karta Podjazd kuriera pokazuje etapy Gotowe, Zamówiony i Odebrane oraz liczbę zleceń gotowych do odbioru przez kuriera.
2. Kliknij Zamów podjazd.
3. W oknie Zamówić podjazd kuriera? sprawdź miejsca, do których przyjedzie kurier, i paczki dla każdego miejsca. Kliknij Zamów podjazd.

Karta pokazuje potem, kiedy przyjedzie kurier albo kiedy zamówiono podjazd, ile zleceń obejmuje ten kurs i numer zamówienia u kuriera.

• Jeśli paczki wyjeżdżają z kilku miejsc, kurier przyjeżdża do każdego z nich osobno.
• Jeśli z którymś miejscem jest problem, okno pokazuje ostrzeżenie. Na przykład ulica nie ma numeru budynku. Dla tego miejsca podjazd nie zostanie zamówiony. Popraw adres i zamów go osobno.
• Paczki, które kurier jeszcze potwierdza, nie są wliczane. Karta o tym informuje. Poczekaj kilka minut i kliknij Odśwież.

Aby odwołać podjazd, kliknij Odwołaj podjazd. Odwołuje to całą wizytę, dla wszystkich zleceń, które obejmuje. Kurier może odmówić kolejnego podjazdu tego samego dnia.

Każda integracja kurierska ma ustawienie, które decyduje, jak zamawiane są podjazdy: ręcznie, automatycznie o ustalonej godzinie albo wcale, bo masz stały podjazd. Zobacz Konektory. Przy automatycznym zamawianiu karta pokazuje godzinę i przycisk Pokaż, co zamówimy.

Generowanie protokołu przekazania DPD

DPD wymaga protokołu przekazania, który kurier podpisuje przy odbiorze paczek. Complaia przygotowuje go sama, gdy zamawia podjazd DPD. Możesz go też wygenerować samodzielnie:

1. Przejdź do Logistyka → Zlecenia logistyczne → Lista zleceń logistycznych.
2. Kliknij w nagłówku Protokół przekazania. Liczba w nawiasie to liczba nadanych zleceń, które nie mają jeszcze protokołu.
3. Potwierdź.

Protokół obejmuje wszystkie te zlecenia. Plik zostaje dołączony do każdego z nich, w zakładce Dokumenty.

Anulowanie przesyłki u przewoźnika

1. Otwórz zlecenie i kliknij Anuluj u przewoźnika w sekcji Transport.
2. Potwierdź. Etykieta zostaje anulowana u kuriera, a zlecenie dostaje status Anulowane. Tego nie da się cofnąć.

Przycisk jest widoczny tylko wtedy, gdy kurier wciąż pozwala anulować. Ten czas mija wkrótce po nadaniu. DPD w ogóle nie pozwala anulować z Complaia.

Gdy kurier nie zgłosił jeszcze stanu paczki, przycisk ma napis Spróbuj anulować. Complaia pyta kuriera, a odpowiedź pojawia się w zleceniu. Jeśli anulowanie się nie uda, czerwona informacja mówi, że paczka jest wciąż aktywna u kuriera.

Jeśli etykieta została anulowana bezpośrednio u kuriera, poza Complaia, kliknij w zleceniu Już anulowane u przewoźnika. Do tego czasu zlecenie liczy się jako mające ważną etykietę i nie możesz usunąć tej integracji kurierskiej.

Wydanie towaru klientowi, który go odbiera

Użyj tego przy zleceniu z metodą Odbiór osobisty, gdy klient stoi przy Twojej ladzie.

1. Otwórz zlecenie i kliknij Wydaj klientowi w nagłówku.
2. Przeczytaj potwierdzenie. Mówi, ile pudeł zejdzie ze stanu magazynu. Potwierdź.

Pudła schodzą ze stanu, a zlecenie dostaje status Dostarczone. Nie cofniesz tego jednym kliknięciem: towar wraca na stan dopiero wtedy, gdy przyjmiesz zwrot.

Ręczna zmiana statusu

1. Otwórz zlecenie. Na karcie Status kliknij USTAW przy wybranym statusie.
2. Przeczytaj potwierdzenie. Wymienia ono skutki zmiany. Kliknij Ustaw status.

To, co możesz ustawić, zależy od tego, kto wiezie przesyłkę:

• Transport własny, inny przewoźnik, odbiór osobisty — dowolny status. Przy transporcie własnym statusy zwykle zmieniają się same, w miarę załadunku i dostaw na trasie.
• Przesyłka, która jest już u kuriera — tylko Dostarczone, Niedostarczone albo Anulowane. Ustawienie jednego z nich zatrzymuje aktualizacje od kuriera. Ustawienie Anulowane anuluje też płatną etykietę u kuriera.
• Zlecenie dostarczone albo anulowane — nic. Zlecenie jest zamknięte.

Ręczna zmiana statusu nie zdejmuje pudeł ze stanu magazynu. Pudła, które nie zeszły ze stanu, trafiają na listę do wyjaśnienia na ekranie Wydanie przesyłek.

Edycja zlecenia

1. Otwórz zlecenie i kliknij Edytuj.
2. Zmień, co trzeba, w zakładkach Transport, Adresy, Towary, Płatność i Dokumenty. Kropka na zakładce oznacza, że czegoś tam brakuje.
3. Kliknij Zapisz zmiany.

To, co możesz zmienić, zależy od stanu zlecenia:

Stan	Co możesz zmienić
Nienadane do kuriera, także gdy kurier odmówił nadania	Wszystko oprócz numeru zlecenia. Jeśli wybrany jest kurier, zapis nadaje przesyłkę. Complaia prosi o potwierdzenie, a przycisk ma napis Zapisz i nadaj
Nadane do kuriera	Tylko dokumenty, uwagi wewnętrzne i koszt dostawy. Transport, adresy, towary i pobranie są zablokowane, bo nadanej paczki nie da się zmienić u kuriera. Jeśli kurier jeszcze na to pozwala, użyj Anuluj u przewoźnika: odblokowuje to edycję, a potem nadajesz ponownie
Dostarczone albo anulowane	Tylko dokumenty, uwagi wewnętrzne i koszt dostawy
Utworzone z zamówienia	Koszt dostawy i pobranie należą do zamówienia. Na każdym etapie są tylko do odczytu

Jeśli zlecenie jest na zapisanej trasie, a Ty zmieniasz adres dostawy, Complaia najpierw ostrzega. Przystanek na trasie nie przesuwa się sam. Osoby planujące trasy dostają powiadomienie i przeliczają przystanki, zobacz Planowanie tras.

Dołączanie dokumentów

Pliki możesz dołączyć przy tworzeniu zlecenia (w kroku Podsumowanie) albo później (w Edytuj, zakładka Dokumenty).

• Dozwolone pliki: PDF, JPG, PNG, DOCX i XLSX.
• Każdy plik może mieć do 15 MB. Zlecenie może mieć najwyżej 25 dokumentów.
• Zdjęcia są zmniejszane przed zapisem. Inne formaty obrazów nie są przyjmowane. Najpierw zapisz zdjęcie jako JPG albo PNG.
• Wybierz rodzaj każdego dokumentu, na przykład Faktura albo Zdjęcie.

Gdy usuniesz plik i zapiszesz zlecenie, plik znika na dobre. Usunięcie etykiety przewoźnika usuwa też odnośnik do etykiety ze zlecenia, z zamówienia i z pakowania.

Powiadamianie klienta o przesyłce

1. Otwórz zlecenie. W sekcji Powiadomienia kliknij Wyślij powiadomienie.
2. Sprawdź odbiorcę i kanały. Każdy kanał pokazuje, czy wyśle wiadomość, czy jest wyłączony w ustawieniach, czy brakuje danych kontaktowych.
3. Wybierz rodzaj wiadomości: Termin dostawy, Przesyłka w drodze albo Potwierdzenie dostawy. Termin dostawy nie jest dostępny dla przesyłek kurierskich, bo termin ustala kurier.
4. Kliknij Wyślij powiadomienie.

Treści tych wiadomości i kanały ustawiasz w sekcji Dostawy i powiadomienia.

Gdy coś nie działa

Co widzisz	Dlaczego	Co zrobić
Dalej jest wyszarzone albo kroku nie da się otworzyć	Brakuje czegoś wymaganego w tym albo we wcześniejszym kroku	Przeczytaj listę na pasku na dole. Wymienia każdy brak, na przykład Uzupełnij wymiary paczek w pozycji nr 2
Sprzeczne ustawienia zlecenia nad krokami	Dwa wybory sobie przeczą, a przyczyna leży w innym kroku	Kliknij przycisk w komunikacie i zmień tam wybór
… nie obsługuje przesyłek do kraju …. Wybierz innego przewoźnika albo popraw adres dostawy.	Kurier nie dostarcza do tego kraju. InPost dostarcza tylko w Polsce	Wybierz innego kuriera albo popraw kraj
Ta usługa przyjmuje najwyżej … paczek, a zlecenie ma ich …. Podziel je na dwa zlecenia.	Usługa ogranicza liczbę paczek	Usuń paczki albo utwórz drugie zlecenie
Paczka za ciężka dla przewoźnika obok sum	Paczka jest cięższa, niż przyjmuje kurier	Podziel towar na więcej paczek albo wybierz innego kuriera
Paczka cięższa niż gabaryt …	Najcięższa paczka waży więcej, niż przewiduje cena wybranego gabarytu. Kurier może doliczyć opłatę	Wybierz większy Gabaryt albo nadaj mimo to
Przewoźnik nie inkasuje pobrania na tym kierunku, więc odmówi przyjęcia zlecenia. …	Kurier nie ma pobrania dla tej usługi i tego kraju	Nadaj bez pobrania, wybierz inną usługę albo użyj transportu własnego
Komunikat, że kurier rozlicza pobranie w innej walucie	Zamówienie albo zlecenie jest w walucie, której kurier nie inkasuje na tym kierunku	Rozlicz zamówienie przed nadaniem albo wyślij je transportem własnym
Wybrana usługa jest krajowa, a przesyłka jedzie za granicę. Przewoźnik może jej nie przyjąć. (albo odwrotnie)	Usługa nie pasuje do kraju dostawy	Wróć do kroku Transport i wybierz pasującą usługę. To ostrzeżenie: możesz nadać mimo to
Informacja, że usługa została zmieniona, bo poprzednia nie obsługuje tego kierunku	Kraj dostawy się zmienił, a Complaia przełączyła na usługę kuriera pasującą do nowego kierunku	Sprawdź usługę w kroku Transport
Lista Magazyn odbioru nie pokazuje magazynu	Magazyn nie ma pełnego adresu	Uzupełnij adres w ustawieniach magazynu
Komunikat, że ulica nie ma numeru budynku	Kurier wymaga numeru budynku w miejscu nadania	Dopisz numer na końcu ulicy, w adresie magazynu albo w zleceniu
W oknie zamówienia Transport własny, Inny przewoźnik i Odbiór osobisty są wyszarzone	Klient wybrał punkt odbioru. Dostarczyć tam może tylko kurier obsługujący punkty odbioru	Wybierz tego kuriera albo kliknij Usuń punkt z zamówienia, jeśli z klientem uzgodniono inną dostawę
W oknie zamówienia: Zamówienie nie ma danych, których wymaga wybrana usługa: telefon, e-mail.	Zamówienie nie ma kontaktu do odbiorcy, a usługa go wymaga	Wpisz go w komunikacie i kliknij Zapisz w zamówieniu
Przewoźnik odmówił nadania na stronie zlecenia	Zlecenie zostało zapisane, ale kurier odrzucił nadanie. Komunikat cytuje powód	Kliknij Popraw transport, popraw to, co wskazuje powód, i kliknij Zapisz zmiany. Zapis ponawia nadanie. Utworzenie kolejnego zlecenia z zamówienia nie ponawia nadania
Zlecenie … dla tego zamówienia już istniało, więc drugie nie powstało i nic nie zostało nadane ponownie.	To samo zlecenie zostało zlecone dwa razy, na przykład podwójnym kliknięciem	Nic. Korzystaj z pierwszego zlecenia
Komunikat, że przesyłka jest właśnie nadawana, więc Twoje zmiany nie zostały zapisane	Zapis nastąpił w trakcie nadawania	Poczekaj chwilę, odśwież zlecenie i zapisz ponownie
Brak ikony etykiety obok numeru listu przewozowego	Kurier nie zwrócił jeszcze etykiety albo odmówił nadania	Kliknij Odśwież status u przewoźnika. Sprawdź, czy nie ma komunikatu o odmowie
Brak przycisku Anuluj u przewoźnika	Kurier nie pozwala już anulować albo kurierem jest DPD	Skontaktuj się z kurierem. Jeśli nie przekażesz mu paczki, nigdzie ona nie pojedzie
Komunikat, że integracja jest wstrzymana	Integracja kurierska jest wstrzymana	Wznów ją na stronie integracji. Potem odświeżanie, anulowanie i podjazdy znów działają
Zlecenie jest zamknięte, bo zostało doręczone albo anulowane, więc jego statusu nie da się już zmienić.	Zlecenie jest dostarczone albo anulowane	Utwórz nowe zlecenie
Ta przesyłka jest u przewoźnika, więc to on prowadzi jej status. …	Nadana przesyłka kurierska idzie za statusem kuriera	Poczekaj na kuriera albo zamknij zlecenie statusem końcowym
Karta Podjazd kuriera nie ma przycisku i mówi, że kurier potwierdza przesyłki	Kurier musi potwierdzić nowe paczki, zanim da się zamówić podjazd	Poczekaj kilka minut i kliknij Odśwież
Karta Podjazd kuriera mówi, że Complaia nie zamawia podjazdów dla tego kuriera	Podjazdów dla tego konta kurierskiego nie da się zamawiać z Complaia	Zamów podjazd bezpośrednio u kuriera
Wszystkie paczki objęte tym podjazdem zostały anulowane, więc kurier przyjedzie po nic. …	Wszystkie zlecenia zamówionego podjazdu zostały anulowane	Kliknij Odwołaj podjazd, chyba że dokładasz inne przesyłki
Komunikat, że plik ma nieobsługiwany format	Plik nie jest w formacie PDF, JPG, PNG, DOCX ani XLSX	Zapisz go w jednym z tych formatów i dołącz ponownie
Nic nie zostało wysłane. Sprawdź kanały i dane kontaktowe odbiorcy.	Żaden kanał powiadomień nie jest włączony, zlecenie nie ma e-maila albo klienta już poproszono o potwierdzenie tego terminu	Włącz kanał w sekcji Dostawy i powiadomienia i uzupełnij kontakt odbiorcy

Uprawnienia

Uprawnienia nadaje się rolom, zobacz Role i uprawnienia.

Aby…	Potrzebujesz
Widzieć listę zleceń i otwierać zlecenia	Przesyłki: Podgląd
Utworzyć zlecenie przez Nowe zlecenie logistyczne	Przesyłki: Tworzenie
Utworzyć zlecenie z zamówienia	Zamówienia: Edycja
Edytować zlecenie, zmieniać jego status	Przesyłki: Edycja
Anulować u przewoźnika, zamówić albo odwołać podjazd kuriera, wygenerować protokół przekazania, wysłać powiadomienie	Przesyłki: Edycja albo Planowanie i obsługa tras: Edycja
Odświeżyć status u przewoźnika	Wystarczy Przesyłki: Podgląd
Wydać towar klientowi, który go odbiera	Przesyłki: Edycja albo Magazyn: Ruchy magazynowe
Przechodzić ze zlecenia do jego zamówienia albo trasy	Zamówienia: Podgląd albo Planowanie i obsługa tras: Podgląd. Bez nich numery są zwykłym tekstem

Pracownicy magazynu z uprawnieniem Rezerwacja towaru albo Pakowanie zamówień widzą zlecenia, które rezerwują albo pakują, bez Przesyłki: Podgląd. Edytor ról wymienia też Przesyłki: Usuwanie, ale żaden przycisk z niego nie korzysta.

Zobacz też

• Dostawy i śledzenie przesyłek — dowód dostarczenia, powiadomienia klientów i publiczna strona śledzenia
• Przewoźnicy — Twoja lista przewoźników dla metody Inny przewoźnik
• Planowanie tras — wyprawianie w drogę zleceń transportem własnym
• Realizacja i wysyłka — wysyłka od strony zamówienia
• Konektory — podłączanie InPost, DHL, DPD i FedEx
• Reguły integracji — sprawdzanie statusu u kuriera, automatyczne podjazdy i zlecenia tworzone z zamówień
• Mapowania — odsyłanie numerów śledzenia do sklepu albo serwisu sprzedażowego, z którego przyszło zamówienie
• Pakowanie zamówień · Wydanie przesyłek · Załadunek